Avoir une adresse email professionnelle permet de représenter votre entreprise de manière crédible et sérieuse. Associée à votre nom de domaine, elle constitue l’un des principaux outils de communication permettant d’échanger en interne et en externe.
À l’heure de la messagerie collaborative, voici nos conseils pour bien choisir votre solution email.
Les avantages de la messagerie pro
Communiquer avec professionnalisme
Pour vos clients, recevoir un email envoyé à partir d’une boîte générique se terminant par @yahoo.fr ou hotmail.com, pourrait sembler déconcertant.
En optant pour une boîte email pro, votre adresse suivra le format suivant : nom@votreentreprise.com Bien plus crédible, non ? La messagerie pro vous permet ainsi de légitimer votre activité aux yeux de vos interlocuteurs et renvoie une image plus professionnelle.
Les fonctionnalités de votre boîte pro vous permettent également d’organiser vos listes de contacts, le suivi de vos communications, et de mettre en place des fonctions supplémentaires comme les réponses automatiques.
De plus, une adresse email se terminant par votre nom de domaine vous permet de faire valoir votre entreprise tout en diminuant le risque de finir dans les spams de votre interlocuteur, contrairement à une messagerie gratuite.
Gérer vos adresses email plus facilement
La messagerie professionnelle vous permet d’organiser vos contacts, dossiers et conversations de manière efficace pour gagner du temps dans la gestion au quotidien.
Pour gagner en productivité, vous pouvez y ajouter différents services comme le partage de calendrier, les dossiers partagés et la centralisation des contacts.
Chaque service ou collaborateur peut également utiliser une adresse qui lui est propre (alias) en utilisant le même nom de domaine.
Selon la taille de votre entreprise, adopter une solution de messagerie pro permet d’avoir un volume de stockage de données adapté à vos besoins. Chaque jour, plus de 116 millions d’emails sont envoyés depuis une boîte professionnelle.
Que rechercher dans une solution de messagerie pro ?
Des fonctionnalités collaboratives et intelligentes
Gestionnaire de tâches, partage de contacts et de calendrier ou encore planificateur de réunions, ces fonctionnalités sont aujourd’hui incluses dans les messageries professionnelles collaboratives.
Elles permettent de travailler plus vite et plus efficacement en réduisant les freins à la communication interne de l’entreprise.
Les fonctions collaboratives des messageries professionnelles permettent de communiquer plus efficacement au sein de l’entreprise.
Une boîte email intelligente vous permettra également d’augmenter votre productivité en organisant vos correspondances et en connectant directement les informations échangées avec les outils de gestion interne.
Un espace de stockage adapté à vos besoins
Selon le nombre d’adresses email utilisées et le volume de vos échanges, une solution de messagerie pro saura s’adapter à vos besoins en termes d’espace de stockage et d’hébergement.
Un accès à toutes les plateformes
Votre boîte mail professionnelle doit pouvoir être accessible à tout moment et être disponible sur toutes les plateformes (Web, PC, Mac, IOS, Android…).
La plupart des solutions sont aujourd’hui proposées en Cloud, ce qui vous permet d’avoir accès à vos communications synchronisées sur vos appareils dès que vous disposez d’un accès internet.
Une protection antivirus et antispam efficace
À ne pas négliger ! La solution choisie doit être dotée d’un antivirus et antispam efficace et proposer un certificat SSL sur les transmissions de mails.
Exemple de messagerie pro pour les entreprises
Microsoft Exchange
Exchange est proposé en tant que service hébergé ou en installation sur vos propres serveurs.
Cette solution de courrier et de calendrier professionnelle contient toutes les fonctions collaboratives dont vous avez besoin et met à votre disposition une boîte aux lettres personnalisable.
La version incluse dans Office 365 permet de connecter votre messagerie aux autres applications telles que Word, Excel ou encore Onenote.
Gmail entreprises
G Suite ne propose pas seulement une version gratuite de sa messagerie Gmail. Gmail propose aux entreprises une adresse email sécurisée avec leur nom de domaine et un espace de stockage illimité.
L’application est connectée aux autres produits de G Suite, comme l’agenda partagé, Google Hangouts et les Google documents.
GoDaddy
Le fournisseur d’hébergement et de noms de domaines propose une solution d’email professionnelle qui se décline en 4 plans, selon vos besoins, allant de 5 Go à 1 To de stockage.
Les versions essentielles et premium vous donnent accès aux vidéoconférences HD illimitées et sont connectées aux versions d’Office Online et Office mobile pour travailler depuis n’importe quel appareil.
Messagerie professionnelle incluse dans votre offre Internet
La plupart des opérateurs de téléphonie d’entreprise proposent ce service dans leur offre internet pro : un nom de domaine personnalisé et des comptes email rattachés. Renseignez-vous auprès de votre opérateur de téléphonie professionnel.
Avant de vous lancer, faites le point sur vos besoins et choisissez une solution adaptée qui vous aidera à communiquer de façon professionnelle et efficace en interne comme en externe.
