Il est bien loin le temps du carnet de contacts écrit à la main… A l’heure du 2.0, une entreprise quelque soit sa taille ne peut plus vivre sans emails. On en reçoit d’ailleurs en moyenne 200 par jour ! Et pourtant…
Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises ne sont pas équipées d’outils de gestion des emails.
Traiter ses emails, les transférer au bon destinataire si besoin, relancer les clients qui ne vous ont pas répondu, savoir qui a lu ou non vos messages autant de tâches qu’il devient difficile de remplir lorsque les volumes augmentent.
Mal traiter ses emails : une perte de temps, de productivité et in fine de chiffre d’affaires.
Et vous, comment gérez-vous vos e-mails ?
Plusieurs outils de gestion de vos e-mails entrants sont là pour vous simplifier la vie, gagner en productivité et gagner des clients.
Gratuits, payants, directement intégrés à votre logiciel de messagerie ou encore en extension de votre navigateur internet… Le choix d’outils est large.
Les meilleures extensions pour votre messagerie gmail
Gmail c’est la messagerie de Google, LA messagerie numéro un ! Un certain nombre de fonctionnalités sont directement activables via le Gmail Labs.
Toutefois, certains besoins particuliers requièrent des outils spécifiques et les extensions venant se greffer sur votre navigateur sont là pour les satisfaire !
1 – Boomerang Gmail
Cette extension vous permet de rédiger un email et de différer son envoi. Vous pouvez ainsi programmer vos emails pour un envoi dans quelques heures, jours, semaines ou mieux encore, à une date spécifique.
Garder un contact privilégié avec ses clients ou transformer un prospect en client, c’est avant tout une histoire de relations et de… timing.
Ne manquez plus les dates de renouvellement de produit ou dates d’anniversaires de la première commande client pour fidéliser votre relation commerciale !
De plus, l’extension Boomerang Gmail vous propose de faire remonter certains mails dans votre boîte de réception Gmail pour un traitement ultérieur et vous alerte même si l’un de vos emails sortants est resté sans réponse durant un laps de temps prédéterminé.
Disponible sur les navigateurs suivants : Firefox, Google Chrome, Safari
2 – Any.Do
Transformer votre messagerie en gestionnaire de tâches c’est maintenant possible avec l’extension Any.Do.
Vous pouvez ainsi choisir de transformer n’importe quel email reçu dans Gmail en tâche avec la configuration d’une échéance directement.
Et pour aller plus loin, surtout plus vite, vous pouvez directement assigner des tâches à certains de vos collègues ou employés.
Disponible sur Iphone, Android et applications web pour Mac et PC
3 – MxHero : l’extension Mission Impossible
“Ce message s’auto-détruira dans 5 secondes, bonne chance James”.
Cette réplique mythique doit très certainement vous rappeler quelque chose.
Avec l’extension MxHero, jouez également les agents secrets et programmez l’autodestruction de vos e-mails X minutes après sa lecture.
Au-delà de cette option, un peu gadget, cette extension ajoute quelques fonctionnalités à votre boîte de réception Gmail :
- Configuration d’un envoi différé
- Simplification du champ “copie cachée” avec l’option Private Delivery
- Suivi de l’ouverture d’une pièce jointe par le destinataire.
Disponible gratuitement pour les comptes @gmail et payante sur l’app store de Google
4 – Streak
Véritable Rolls Royce de l’extension, l’éditeur Streak vous propose deux extensions plus qu’utiles pour suivre efficacement vos envois de mails et gagner des clients.
- Streak CRM
Directement intégré à votre webmail, ce gestionnaire de relation client va vous permettre de gérer vos ventes, de mesurer les performances de votre support client, d’analyser le suivi des bugs ou encore de classer plusieurs candidats de votre dernier recrutement…
Pour ce faire, vous aurez accès à plusieurs tableaux dynamiques directement intégrés à votre messagerie Gmail.
Et qui dit analyse, dit tracking : Streak offre directement une option de suivi de vos messages envoyés.
Ne restez plus des heures à vous inquiéter sur l’avenir de votre email : Streak vous informe de l’ouverture de votre email, de l’heure et date de lecture de votre email et même à quel endroit se trouvait le destinataire à ce moment-là !
Une véritable photographie statistique de prospects pour vous aider à créer la rencontre.
- Streak SecureGmail
Cette seconde extension vise à sécuriser vos messages en les chiffrant puis déchiffrant. Vos e-mails transitant par les serveurs Google seront donc a priori protégés. Mais que cela ne vous empêche pas d’activer votre pare-feu et suite de sécurité ou antivirus !
Ces deux extensions sont disponibles sur les navigateurs Chrome (PC) et Safari (Mac)
5 – Yesware
L’extension Yesware ajoute un certain nombre d’outils à votre messagerie Gmail. Gratuite et assez complète, elle vous permettra de :
- Tracker vos emails pour savoir s’ils ont été lus
- Créer des modèles d’emails vous permettant de gagner du temps en prospection
- Analyser les statistiques des messages trackés
- Connaître le temps passé par le destinataire sur les pièces jointes envoyées et ainsi contacter uniquement les prospects chauds
Disponible pour le navigateur Chrome
6 – Mail Merge : Pour des campagnes d’emails simples mais personnalisées
Un client sera toujours plus attentif à un mail qui lui a été envoyé personnellement et non en liste de diffusion. “Cela prend beaucoup trop de temps” me direz-vous.
Heureusement, les outils d’automatisation d’e-mails sont de plus en plus efficaces et simples d’utilisation.
Avec Mail Merge, vous pourrez facilement publiposter et planifier l’envoi de 200 mails d’un seul coup.
Un peu de paramétrage est nécessaire en amont pour vous assurer de la bonne correspondance des champs entre votre base de contacts et votre email : nom de l’entreprise, prénom du contact, nom du contact, secteur d’activité, etc.
L’envoi d’un email de relance peut également être directement programmé dans l’extension pour les prospects ou clients n’ayant pas ouvert votre premier email.
C’est l’outil de prospection commercial idéal pour créer une première campagne d’emailing efficace… Et réussir à déclencher un rendez-vous téléphonique.
7 – Gmail hors connexion : Gérez vos emails où que vous soyez.
La plus grosse faiblesse des webmails c’est qu’on ne peut rien faire sans connexion internet. Et bien, tout ça, c’était avant !
Grâce à l’extension Gmail hors connexion, vous pouvez consulter votre messagerie Gmail partout et tout le temps.
Il s’agit en réalité d’accéder à la version simplifiée de Gmail hors connexion. Vous pouvez écrire des emails, les supprimer, les archiver ou les modifier et qui seront synchronisés une fois votre ordinateur connecté.
Vous pouvez dorénavant mettre à profit vos déplacements professionnels !
Mais peut-être n’utilisez-vous pas Gmail… Pas de panique ! De nombreuses extensions sont disponibles pour les autres services de messagerie.
LES MEILLEURES APPLICATIONS MOBILE
Les smartphones sont faciles d’utilisation et ils le sont d’autant plus lorsque l’on y ajoute des applications correspondant à nos besoins.
Consulter un webmail (messagerie email en ligne) via de si petits écrans peut très vite se transformer en bataille navale.
La première chose à laquelle vous pensez afin de consulter vos emails sur votre téléphone est bien évidemment d’installer l’application de votre service ou logiciel de messagerie : Gmail ou Outlook… Mais il en existe bien d’autres.
Certaines applications de gestion de mails vous permettent de synchroniser plusieurs comptes mails et accéder à tous vos e-mails sur un seul écran !
1 – Mailbox : Finis les emails à traiter
L’inbox Zero c’est le concept du rêve absolu de la boîte de réception vide.
L’application de gestion de mails Mailbox, une fois installée, se synchronise avec votre compte email et vous permet d’optimiser votre boîte de réception.
En partant du principe qu’un mail reçu correspond à une tâche, l’application vous permet d’assigner une tâche spécifique à chaque email par un simple mouvement :
- Archiver : glissement rapide vers la droite
- Supprimer : glissement long vers la droite
- Reporter : glissement rapide vers la gauche
- Ajouter à une liste : glissement long vers la gauche
Compatible avec Gmail et iCloud – sur Android et Iphone
Sur le même principe mais compatible avec un nombre plus important de service de messagerie : BlueMail.
Un glissement vers la droite vous permettra de repousser à plus tard ou archiver l’email. Un glissement vers la gauche et vous pouvez choisir de marquer votre email comme lu, de l’archiver ou de le supprimer.
Réduire le nombre d’emails dans sa boîte de réception, c’est avant tout prioriser et ainsi ne pas manquer une opportunité commerciale.
2 – Newton Mail : Vos mails comme sur un ordinateur
En plus de vous offrir toutes les fonctionnalités de la messagerie Gmail, Newton Mail vous permet de relier une multitude de comptes d’une même et/ou de plusieurs services de messagerie différente (Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail).
En complément d’autres applications, Newton Mail se transforme en véritable couteau suisse vous permettant de :
- Sauvegarder vos e-mails avec des applications de prise de notes, à partir de Wunderlist, Todoist, Evernote, OneNote, Trello
- Envoyer des pièces jointes directement à partir d’applications de stockage en ligne
- Synchroniser votre application via un compte Newton Mail pour une utilisation en mobilité 100% de tous vos appareils
- Partager vos contacts au sein d’une équipe dédiée via l’option Team Contacts
3 – InboxZero : Un classement intelligent de vos emails
Compatible avec Gmail, Yahoo, Outlook, cette application, sortie en 2014, vous permet de ranger vos emails à la façon SMS.
Vos emails sont classés, non plus par ordre d’arrivée, mais sous forme de conversations par contact.
- Cliquez sur l’un de vos contacts et vous retrouverez ainsi l’intégralité de vos échanges
- Retrouvez toutes les pièces jointes dans un seul et même espace
- Créez-vous des rappels pour ne pas oublier de répondre à l’un de vos clients
- Activez le mode “Sérénité” pour éviter les notifications push et travailler en toute tranquillité
- Activez le tri automatique “Personnes réelles” contre “Newsletters” pour ne pas encombrer votre boîte de réception
Disponible sur Mac, PC et compatible Android et IOS
Voilà, vous connaissez maintenant presque tout sur les outils à utiliser pour gérer au mieux vos emails. Avec près de 80 mails reçus par jour par employé, le marché des outils de gestion des emails évolue très rapidement.
Mieux gérer ses emails, c’est essentiel pour créer le contact avec vos prospects et fidéliser la relation avec vos clients… Et ainsi amener à les rencontrer au-delà du virtuel par échange téléphonique ou rencontre physique.
Ultra concurrentiel, la plupart des applications et extensions sont aujourd’hui gratuites… N’hésitez donc pas à en essayer plusieurs et vous familiariser avec les différentes interfaces d’utilisation pour faire votre choix et gagner en productivité.
