À l’heure du travail collaboratif, de nombreux outils existent sur le marché pour améliorer la productivité de votre entreprise et partager l’information.
Voici 6 outils indispensables pour votre TPE ou PME et qui vous permettront de partager et d’envoyer des fichiers à vos collaborateurs.
G Suite (Google)
G Suite est certainement la suite bureautique la plus facile à mettre en place au sein d’une entreprise.
Google Apps propose des outils collaboratifs qui vous permettront de créer, d’éditer et de partager vos documents à partir de n’importe quel ordinateur, tablette ou mobile.
Stockés dans le Google Drive, vos Google Docs, Sheets, Forms et Slides seront facilement partageables avec d’autres utilisateurs en saisissant leur adresse email ou en générant un lien de partage que vous pouvez diffuser et donnant un accès direct à votre document.
Le forfait « basic » à 4 euros par mois/utilisateur est adapté aux TPE et auto-entrepreneurs et propose un stockage cloud de 30 Go.
Les PME pourront quant à elles se tourner vers les offres « Business » ou « Entreprise », qui proposent des fonctionnalités avancées comme un espace de stockage cloud illimité et une protection contre la perte de données.
WeTransfer
Disponible en version de bureau et sous forme d’application, WeTransfer vous permet d’envoyer des fichiers volumineux à vos collaborateurs en quelques secondes.
Si vos fichiers sont trop volumineux pour être envoyés par email (supérieurs à 20 Mo), l’application, dans sa version gratuite, permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go en une seule fois.
Pratique pour ne pas saturer la boîte email de ses collaborateurs !
La version payante « WeTransfer plus » propose d’envoyer des fichiers allant jusqu’à 20 Go et de protéger vos envois avec un mot de passe pour un coût total de 120 euros par an/utilisateur.
Les fichiers partagés sont hébergés sur un serveur de manière temporaire pour permettre à vos destinataires de les télécharger via un lien.
La version gratuite met à disposition les fichiers durant une semaine. Avec la version payante, vos fichiers sont stockés dans votre espace personnel à partir duquel vous pouvez accéder à votre historique de partage.
Dropbox
Dropbox est certainement l’application de stockage en ligne et de partage de documents la plus populaire. Elle permet de synchroniser les fichiers stockés sur différents ordinateurs.
En version desktop ou mobile, vous créez des dossiers de fichiers dans votre interface web ou sur le dossier « Dropbox » de votre ordinateur. Ces derniers sont partageables avec vos collaborateurs, qui seront notifiés par email.
Chacun peut alors glisser ses documents dans un fichier partagé et les membres d’une même équipe peuvent travailler en simultané sur les mêmes documents.
Pour les TPE n’ayant pas besoin de partager un grand nombre de documents, la version basique permet un stockage gratuit jusqu’à 2 Go de données.
La version Dropbox Business est disponible à partir de 3 utilisateurs. Elle permet de synchroniser jusqu’à 2 To de données et propose des outils collaboratifs avancés.
Neoconnect
Cette solution de communication unifiée proposée par le fournisseur de services de télécommunication Paritel, offre bien plus que du partage de documents et permet une expérience de travail collaboratif avancée. Son principe consiste à disposer d’une interface dédiée et unique pour l’ensemble de vos terminaux (fixe, mobile et ordinateur), regroupant les différentes fonctionnalités de communication unifiée : appels voix en téléphonie fixe ou mobile, messagerie instantanée, vidéoconférence, partage de documents…
Cette interface est accessible en ligne à tout moment et par l’ensemble de vos collaborateurs !
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive est un ensemble de services en ligne combinant les fonctionnalités de Dropbox et de WeTransfer.
L’application permet de partager vos fichiers Word, Excel et PowerPoint de manière sécurisée, de collaborer avec votre équipe sur des documents communs, mais aussi d’envoyer de gros fichiers à vos destinataires via un lien de téléchargement.
Le plus : OneDrive vous permet de numériser vos documents à l’aide de votre smartphone pour ensuit les stocker et les partager via votre espace personnel.
OneDrive propose différentes versions adaptées à chaque type d’entreprise.
La version gratuite permet de synchroniser jusqu’à 5 Go de données, tandis que la version payante propose un stockage de 50 Go pour 2 euros/mois.
Office 360
Si vous utilisez déjà Office 365, bonne nouvelle : l’application OneDrive est incluse dans l’ensemble des fonctionnalités proposées par Microsoft.
Mais Office 365 inclut également un autre service de partage de fichiers : l’application SharePoint.
Véritable intranet d’entreprise, SharePoint vous permet de partager du contenu et des connaissances pour collaborer efficacement sans perdre de temps à rechercher vos documents.
Son intégration à Office vous permet de coéditer un document Word, Excel ou PowerPoint et d’y accéder sur tout type d’appareil.
L’offre Office 365 Business premium, incluant notamment OneDrive et SharePoint, est disponible à partir de 10,50 euros par utilisateur/mois.
Partager des fichiers au sein d’une entreprise n’a jamais été aussi simple !
Quelle que soit la taille de votre structure, la circulation de l’information en interne est un élément clé pour que votre activité fonctionne de manière optimale.
Alors, à vos partages !
