Ah les fameuses réunions ! Quoi qu’on en pense, c’est la meilleure méthode pour réfléchir ensemble. Mais il n’est pas toujours facile de les mettre en place surtout parce qu’il est difficile de réunir tous les intervenants : pas le temps, trop loin, projets urgents, etc.
Heureusement, il existe des outils pour se réunir à distance. Oui, ça parait bizarre comme ça mais c’est possible. Parmi ces outils, on trouve par exemple la conférence téléphonique ou encore la web-conférence qui font gagner beaucoup de temps. Et comme le dit l’adage, le temps c’est de l’argent. On n’a rien inventé ! Mais attention, si on sait que ce type de réunion peut être une solution top, il faut savoir choisir celui qui sera adapté à notre besoin. Vous avez de la chance, on a des super conseils pour vous !
Conférence téléphonique, web-conférence, c’est quoi au juste ?
Pour tenir des réunions à distance, il y a en gros deux types de conférences : les conférences téléphoniques et les web-conférences.
La conférence téléphonique est la plus simple à mettre en place puisqu’elle ne nécessite aucun matériel si ce n’est un téléphone. Bah oui parce que la conférence téléphonique met l’accent sur des échanges uniquement verbaux et peuvent même être effectuées en un clic depuis un téléphone fixe ou mobile dernière génération. Si elles sont très utiles pour des réunions courtes et simples, elles sont quand même assez limitées.
C’est là qu’interviennent les web-conférences qui sont davantage adaptées pour des réunions plus complètes comme par exemple la nécessité pour vous de présenter un support, partager des documents, ou encore montrer vos nouveaux produits grâce à une vidéo, etc. Je vous entends déjà me dire « oui bah pour ça, y’a skype ! ».
Oui sauf que, même si ce service est très utile pour passer un coup de fil de temps en temps à Tata Simone qui est partie vivre ses beaux jours de retraite aux Bahamas (ah la retraite !), il n’est pas vraiment adapté au cadre professionnel.
Des outils pros, pour les pros !
Des interfaces dédiées à l’organisation de la conférence existent en ligne. Ensuite ? Eh ben il suffit de se connecter à l’interface personnalisée et d’utiliser les différentes fonctionnalités proposées. Un vrai jeu d’enfant non ?
Parmi les fonctionnalités proposées, on retrouve par exemple l’envoi d’emails pour avertir les participants de l’heure, de la durée et de la méthode de connexion. Le tout est automatisé et le paramétrage est super simple ! On peut également gérer les codes de connexion, activer l’enregistrement de la conférence, la réception du rapport ou encore une annonce d’accueil personnalisée du type « Salut Bernard, bienvenue à la conférence, content que tu ne sois pas en retard, cette fois ! ». On peut aussi partager des documents ou même procéder à un partage d’écran pour montrer en direct ce qu’il se passe sur son écran d’ordinateur. Attention ! Pensez à bien fermer votre onglet linkedin avant ! Et en quelques clics, le tour est joué : on peut organiser une web-conférence en quelques minutes seulement.
Pour la conférence téléphonique, on retrouve le même principe mais pour un usage dédié à la voix. On appelle les participants et on échange sur les sujets de la réunion. Pas besoin de supports, on fait tout par téléphone, on discute et puis un rapport peut être envoyé pour résumer ce qui a été dit.
Quel type de conférence pour quels besoins ?
Bon sur le papier ça a l’air magique tout ça. Et ça l’est. Mais il faut tout de même bien déterminer les besoins et les limites de chaque type de conférence. D’abord, pour qu’une web-conférence se déroule bien, il faut que les intervenants aient de bonnes connexions internet car des documents, des images, et la réunion par vidéos interposées vont nécessiter du débit. On recommande donc plus facilement ce type de conférence pour des réunions entre plusieurs bureaux de deux entreprises différentes mais c’est aussi un excellent outil pour les grosses structures où les services sont répartis sur plusieurs étages ou dans différentes filiales.
La conférence téléphonique est plus adaptée aux équipes sur le terrain. Si vous avez des commerciaux paumés en pleine campagne, impossible d’organiser une web-conférence. Dans ce cas, il est préférable d’avoir un échange au téléphone. Ils recevront ensuite un résumé de la réunion par email. Bah oui ça serait bête qu’ils oublient tout après avoir raccroché. On a tous un collègue un peu dans la lune qui une mémoire de poisson rouge. Non, pas vous ?
Enfin, pour aborder ces conférences avec sérénité, soyez rassuré car un expert est à votre disposition pour toute question d’ordre technique. Que l’on soit spécialiste ou non, il faut bien avouer que lors d’une conférence on n’a pas vraiment envie de s’occuper de l’aspect technique. En confiant cette tâche à un expert, on peut donc se focaliser sur le fond de la réunion et ainsi gagner énormément de temps. Le but recherché : simplifier.
Les réunions à distance sont donc un moyen indéniable de gagner énormément de temps et donc de l’argent. Oui on l’a déjà dit mais c’est quand même important. Fini les réunions qui nécessitent une logistique compliquée pour réunir tous les participants au même endroit, au même moment. Mais pour que tout fonctionne simplement, on doit être bien préparé et pouvoir compter sur l’appui d’un spécialiste pour toute question technique. Le travail d’équipe, il n’y a rien de tel !
