À l’ère du tout numérique, du Cloud et du Big Data, les supports de communication doivent se mettre à la page pour rester “dans le coup”.
Le fax n’échappe donc pas à la règle de la digitalisation et c’est ainsi qu’il est devenu indispensable pour une TPE d’avoir une solution fax dématérialisé (aussi appelé fax to mail ou mail to fax) pour être aussi réactif sur ce canal de communication.
Le fax version 2017 est loin d’être has-been et a donc plus d’un atout pour avoir sa place dans votre entreprise !
Avant le fax dématérialisé, il y avait le fax !
Avant sa digitalisation, le fax a fait un sacré parcours !
Familièrement appelé fax de nos jours, il était plus connu sous le nom de télécopieur, de téléfax ou encore de fac-similé au siècle dernier.
Son utilisation ne remonte pas à hier puisque les premiers essais de transmission de documents écrits par le réseau télégraphique ont été effectués en…1842 !
Le fax connaît son essor commercial aux Etats-Unis dans les années 60, lorsque les entreprises de matériels de bureau mettent enfin au point un système de transmission de documents automatique qui ne requiert plus le travail d’un technicien.
Les premières installations de fax en France remontent à 1989. Il n’y a donc pas si longtemps que cela, surtout quand on sait que le Japon lui, a commencé en 1968.
Le fax, ce pionnier de la communication à distance et outil indispensable dans les années 90 et 2000 peut sembler un brin désuet de nos jours.
Bien que la transition vers le digital se fasse tout naturellement, le fax a malgré tout, toujours eu le vent en poupe.
Car bien que les ventes aient diminuées, certains pays comme le Japon restent fidèles à ce bon vieux fax.
Face à une population “senior” qui s’est habituée à ce mode de communication et qui préfère le manuscrit au numérique, le fax est là aussi présent.
Les habitudes ont la vie dure et plus de vingt ans après l’arrivée d’Internet, le fax ne trouve pas encore sa place au grenier près du Minitel.
Le souhait de dématérialiser les flux, d’être plus productif, de faire des économies, de préserver la confidentialité des données et de prendre soin de notre environnement, amène naturellement à opter pour la dernière tendance du moment : le fax dématérialisé.
Le fax dématérialisé, c’est quoi ?
Peu importe comment on le nomme, le fax to mail (et mail to fax) consiste à recevoir (ou envoyer) des fax vers (ou depuis) sa boite email. Productivité, sécurité, économie et écologie, sont les mots phares et les avantages d’une solution de fax dématérialisé sont nombreux :
– zéro perte d’information, car assurance de recevoir tous les fax en boite de réception
– zéro matériel, pas de machine fax à installer ni de prise en T à prévoir
– zéro papier, avec à la clé une économie conséquente sur le consommable de papier et une contribution à la protection de l’environnement en n’imprimant que les fax utiles.
Voyons en détail, les bénéfices du fax mail.
Fax to mail : Avantage n°1, gagnez en productivité
Une solution de fax dématérialisé est un gain indéniable en termes de temps et d’efficacité car grâce à elle vous n’aurez plus besoin de courir d’un bout à l’autre du service pour envoyer ou recevoir vos documents.
Grâce à la solution Mail to Fax et Fax to Mail, vous avez accès directement via votre poste de travail (en émission ou en réception) aux différents flux fax.
Vous pouvez dire adieu également à votre double casquette de technicien de maintenance car vous n’aurez plus à :
– Vous charger des bourrages papier,
– Remplacer le toner qui immanquablement laisse des traces noires sur votre jolie chemise blanche,
– Recharger le bac à papier des dizaines de fois ou pire encore, vous rendre compte qu’il n’y a plus de papier du tout !
Sans parler de l’interminable attente lors de la réception des 14 pages de votre dernier contrat important ou du rapport de transmission afin d’être sûr que votre document est bien arrivé à destination.
Tout ceci vous parle, n’est-ce pas ?
Forcément, car c’est le lot de tous les utilisateurs de fax et ce, dans toutes les sociétés du monde.
Grâce au fax to mail, fini les ennuis car tout se gère depuis votre poste de travail, votre ordinateur portable ou encore votre tablette. Vous allez gagner en temps et en sérénité !
Avantage n°2 : Faites des économies !
Qui souhaite faire des économies sur son budget annuel de consommables ?
Vous, bien sûr !
Avec un fax classique, le budget en termes d’équipement dédié, de papier et d’encre est tout simplement faramineux.
Encore plus pour les petites entreprises qui n’ont pas forcément le même débit, ni le même stock que des entreprises plus grandes et qui bénéficient de tarifs moins avantageux car la quantité commandée est moindre.
Bon à savoir : le nombre moyen de fax envoyés / reçus par mois dans une petite entreprise de 3 à 9 salariés est d’environ 113.
Pour les entreprises de 10 à 49 salariés, ce chiffre passe à 550.
Vous connaissez très bien le prix d’une ramette de papier et d’une cartouche de toner, faites donc le compte et comparez avec le fait de n’avoir quasiment RIEN à imprimer.
Le calcul est vite fait non ?
Grâce au fax dématérialisé, vous allez réduire considérablement les coûts et de ce fait, les dépenses liées à ces consommables.
Votre ramette de papier A4 et votre cartouche de toner vous serviront uniquement à imprimer ce qui est nécessaire.
Finies les impressions de publicités intrusives et de démarchages incessants qui coûtent énormément à votre entreprise.
Sans compter que vous pourrez ranger votre fax qui prend de la place et demande de l’entretien.
Opter pour le fax dématérialisé c’est faire le choix d’économiser de l’argent sur votre budget consommables et d’être décisionnaire de ce qui est important ou pas en termes d’impression.
Avantage n°3 : Sécurité et confidentialité de vos données
Le fax dématérialisé vous garantit d’être plus productif, de faire des économies mais en plus et surtout, la sécurité et la confidentialité dans la transmission de vos données.
Quelle que soit votre activité vous n’avez sûrement pas envie que tout le monde ait accès aux informations que vous échangez avec vos clients, vos partenaires ou vos fournisseurs.
C’est pour cela qu’avec la solution de fax dématérialisé, vous êtes seul à diffuser et recevoir vos fax.
En pratique : vous recevez tout simplement un numéro de fax personnel associé à votre compte, ainsi vous pouvez envoyer et recevoir des fax en toute tranquillité et de manière la plus sécurisée qu’il soit puisque vous êtes le seul à pouvoir consulter ces documents.
Fini les pochettes, les classeurs et les feuilles volantes, les fax reçus sont directement archivés dans votre Cloud.
Le fax dématérialisé, c’est la garantie d’être le seul destinataire des fax reçus si vous le souhaitez ainsi.
Avantage n°4 : un pas pour l’écologie
Il faut reconnaître qu’aujourd’hui nous sommes plus sensibles au trou dans la couche d’ozone, à la déforestation et au recyclage des encres usagées que ne l’étaient nos grands-parents ou les pionniers du fax.
La prise de conscience environnementale joue une place prépondérante dans le désir de mettre en place le fax dématérialisé dans votre société.
Quelle que soit la taille de votre entreprise vous êtes de plus en plus nombreux à adopter un comportement éco-responsable et vous souhaitez limiter le gâchis de papier et d’encre.
Il n’y a qu’à voir au bas des mails et ce, depuis de nombreuses années, ces petites phrases qui disent par exemple:
“Pensez à l’environnement. N’imprimez ce courriel que si vous en avez vraiment besoin” ou encore “Pas à pas, agissons au quotidien pour préserver notre environnement. N’imprimez ce courrier et les documents joints que si nécessaire”
Il est donc très clair que tout un chacun prend ses responsabilités et envoie un message fort pour se comporter en éco-citoyen.
Si vous regardez de plus près le nombre de feuilles et d’encre gâchées par des impressions qui ne servent à rien, au-delà de l’aspect financier vous verrez que c’est vraiment dommage de ne pas être un peu plus responsable.
Adopter le fax dématérialisé, c’est participer activement et concrètement à préserver notre planète et les générations futures.
Vous voyez, les avantages à mettre en place le fax dématérialisé sont nombreux et cette solution peu onéreuse va vraiment changer votre vision de la gestion des flux.
Modernisez votre entreprise en optant pour la digitalisation de votre société, et pour finir vous agissez de manière éco-responsable en limitant le gâchis de papier et d’encre.
En adoptant le fax dématérialisé, vous avez tout à y gagner !
