À partir de 2020, toutes les entreprises devront se plier aux obligations de facturation électronique décrites dans la loi de simplification de 2014.
Déjà mise en place depuis 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques, c’est au tour des ETI de passer à la facture électronique en 2018.
Good news ! Cette nouvelle obligation légale va également vous permettre de réaliser des économies dans la gestion de vos factures. Voici comment procéder.
Dématérialisation des factures, ce qu’il faut savoir
Dématérialisation, le cadre légal
La loi de simplification vient renforcer la directive européenne entrée en vigueur en 2004 et autorisant la substitution de la facture papier par la facture électronique.
Cette dernière, déclinée jusqu’alors dans le Code général des Impôts (art. 289 bis et 289 V), précise les modalités de la dématérialisation.
Le cadre légal de la dématérialisation est défini, d’une part, par l’ordonnance de juin 2014 qui généralise l’utilisation des factures électroniques entre personnes publiques et leurs fournisseurs, avec une entrée en vigueur progressive entre 2017 et 2020.
D’autre part, la loi Macron de 2015 (loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques) ouvre le champ de la dématérialisation entre entreprises privées avec un calendrier d’application identique à celui des marchés publics.
Ainsi, les délais concernant l’obligation d’émettre et d’accepter des factures dématérialisées sont dictés par le calendrier suivant :
- Depuis le 1erjanvier 2017 : acceptation obligatoire des factures électroniques pour les grandes entreprises et les établissements publiques ;
- Au 1erjanvier 2018 : acceptation obligatoire des factures électroniques pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- Au 1erjanvier 2019 : acceptation obligatoire des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises ;
- Au 1erjanvier 2020 : acceptation obligatoire des factures électroniques pour les micro-entreprises.
Validité des factures électroniques
Pour être valables, vos factures électroniques doivent contenir les mêmes informations obligatoires affichées sur leur format papier. À savoir :
- le nom de l’émetteur et du destinataire,
- la date et le numéro de facture,
- le détail des prestations et leur date d’exécution,
- le total HT,
- le montant des taxes si applicable.
Les factures électroniques peuvent être « structurées » et émises dans un format respectant la norme EDI (Échange de Données Informatisées) ou bien « non structurées » et envoyées dans un format non modifiable (PDF ou JPEG).
Fuyez cependant les formats Word ou Excel, qui sont considérés comme « non structurés », et facilement modifiables.
Pour être valables, les factures dématérialisées doivent comporter une signature électronique.
En plus des informations obligatoires, les factures dématérialisées doivent comporter une signature électronique authentifiée par un « certificat électronique ».
Comment dématérialiser ses factures
Ne sous-estimez pas le passage à l’e-facture ! Commencez par réaliser un audit interne pour définir les besoins en ressources (humaines et matérielles) et identifier les fournisseurs concernés ainsi que les modalités pratiques.
Différentes stratégies s’offrent à vous pour passer aux factures électroniques :
- faire appel à un prestataire externe qui se chargera de traiter vos factures de manière dématérialisée,
- acquérir un logiciel de e-facturation.
Selon la stratégie choisie, les factures électroniques sont traitées au format EDI ou PDF.
Ensuite, il vous faudra choisir le format de traitement de vos factures. Celles-ci peuvent être traitées au format EDI, qui correspond à une norme d’échange sécurisé.
Elles peuvent également être traitées au format PDF, plus simple à mettre en place, en y apposant une signature électronique.
L’envoi et la réception des e-factures se font alors via un logiciel d’EDI ou par messagerie électronique.
Archivage des factures
Selon les règles comptables, toute entreprise se doit de conserver ses factures pendant au moins 10 ans.
Avant l’entrée en vigueur de l’arrêté du 30 mars 2017, les entreprises devaient conserver et stocker les factures dans leur format d’origine. Aujourd’hui, toutes les factures, même celles éditées en format papier, peuvent être conservées de manière dématérialisée à condition que le format numérique soit identique à l’original.
Ce dispositif permet notamment d’être plus efficace dans sa gestion et de réaliser des économies dans les procédés de stockage. Attention cependant à mettre en place des procédures de sécurisation pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos factures.
La clé de la réussite de votre stratégie de dématérialisation est la communication ! En amont et au cours du processus, pensez à communiquer avec les interlocuteurs concernés : fournisseurs et clients, mais aussi les services de votre entreprise qui sont impactés (comptabilité, administration, informatique, logistique…).
