Avec le standard, vous pouvez résoudre beaucoup de vos problématiques liées à la téléphonie ! Un standard pro qui saura répondre à vos attentes doit être simple à utiliser, toutes les touches doivent être paramétrées pour répondre à votre usage.
Un bon opérateur pro prendra tout en main : la démarche de résiliation, le transfert de votre ancien opérateur jusqu’à la mise en place du matériel, l’installation, la programmation. Une solution clé en main vous amènera beaucoup de sérénité.
Un standard pro, c’est une solution complète : c’est du fixe, du sans fil, des casques, des musiques d’attente, un fax raccordé ou non, un TPE pour les paiements bancaires, une machine à affranchir qu’il faut raccorder…
Pour bien choisir votre standard, faites l’inventaire exhaustif de tous vos besoins !
Ne ratez plus aucun appel
Quand vous n’êtes pas équipé d’un standard, vous ne pouvez gérer qu’un appel en simultané. Si vous êtes équipé, quand vous êtes déjà en ligne et qu’un deuxième appel arrive, vous pourrez gérer cet appel sans avoir la crainte que votre client raccroche car la ligne est occupée.
En effet, la plupart du temps, un appel vous ramène du chiffre d’affaire donc le but est de ne pas le perdre.
Qui dit perte d’appel, dit perte de business.
Un standard pro vous permet de gérer autant d’appels simultanés que votre entreprise en a besoin. Pour cela, votre opérateur se rend dans votre entreprise pour analyser vos besoins réels. En effet, vos besoins de chef d’entreprise seront peut-être différents de ceux de votre secrétaire et de votre chef d’atelier. Le but est donc de trouver la meilleure solution pour optimiser le travail de chacun.
Quand votre entreprise est fermée, vos clients arrivent sur votre boîte vocale ou alors ça sonne dans le vide sans que personne ne décroche.
Du point de vue de vos clients, cela peut refléter un manque de professionnalisme. L’idéal est donc de mettre en place soit une solution de type répondeur, soit un renvoi si vous êtes souvent sur le terrain ou en astreinte. Le but est de récupérer les appels ou d’informer vos clients de vos horaires de fermeture de manière professionnelle. Si vous êtes ambulancier, vous avez besoin d’être joignable 24h/24 et avoir l’assurance que vos appels vous suivent sur votre portable.
Soignez votre accueil téléphonique
Il arrive que vous n’ayez rien mis en place pour votre accueil téléphonique. Pourtant vous accueillez bien vos clients dans une jolie salle d’attente avec des magazines et une secrétaire pour les accueillir n’est-ce pas ? C’est pareil pour votre accueil téléphonique…
Il existe pourtant des solutions telles que le pré-décroché : si vous ne pouvez pas répondre au bout de trois sonneries, un message professionnel accueillera votre client : « Bonjour et bienvenue, vous êtes bien à l’entreprise Untel, veuillez ne pas quitter, nous allons donner suite à votre appel ». Cela rassure votre client et donne une belle image de votre entreprise.
Vous pouvez également, lorsque vous transférez les appels entre postes, choisir une musique d’attente ou un message d’attente pour parler de votre entreprise (votre site internet, vos réalisations et services). Avec ce type de messages informatifs, vous vous offrez la possibilité de faire des ventes additionnelles.
Le message répondeur est excellent pour indiquer à vos clients vos heures de fermeture. Tout peut être fait en studio, avec le texte et la musique de votre choix. Vous pouvez décider de prendre les messages ou pas. Tout est personnalisable selon vos besoins !
Vous êtes agent immobilier. Certains de vos clients viennent de l’étranger et ne parlent pas français ? Vous pouvez avoir un secrétariat bilingue, c’est à dire un accueil en plusieurs langues. Avec la nouvelle gamme Siemens, si votre client vous appelle de l’étranger, le standard reconnaît l’indicatif du pays et vous met directement le pré-décroché dans la langue du pays d’appel.
Vous pouvez également mettre en place un système de standard automatique : Tapez 1 si vous voulez le service commercial, tapez 2 pour la direction, tapez 3 pour la comptabilité… Une arborescence est mise en place avec des menus et des sous-menus en plusieurs langues si besoin.
Aujourd’hui votre standard peut répondre à 99 % de vos besoins !
Gagnez du temps grâce aux lignes directes
Lorsque vous avez plusieurs postes et une dizaine de salariés, il est plus intéressant d’avoir des lignes directes en interne plutôt qu’une secrétaire qui passe ses journées à faire du dispatch téléphonique.
Vous pouvez ouvrir des numéros physiques France Telecom et pouvoir joindre, juste en changeant le suffixe, la personne de votre choix dans votre entreprise sans passer par l’accueil.
L’avantage de ces lignes directes, c’est qu’elles ne sont pas communiquées dans les Pages Jaunes. Vous pouvez donc les communiquer uniquement aux gens que vous souhaitez, comme vos clients VIP, ce qui vous évite d’être saturés d’appels. Cela a également l’avantage de valoriser vos meilleurs clients ! Tout bénef’…
Facilitez la mobilité en interne
Parfois, vos collaborateurs sont amenés à se déplacer et à couvrir de grandes distances dans votre entreprise. Vous pouvez mettre en place des systèmes de téléphones sans fil qui peuvent capter partout dans votre entreprise.
Si vous êtes cariste, que vous vous déplacez dans les entrepôts, avec différents systèmes qui permettent de couvrir toute la zone de votre entreprise, vous restez joignable sur le téléphone en 01, où que vous soyez dans votre entreprise, grâce à un système de bornes qui permet de relayer le signal partout. Ainsi aucun problème de réseau comme vous pourriez les rencontrer avec un mobile : vous captez quelque soit la zone. Cela augmente considérablement votre productivité !
Offrez plus de confort à votre secrétaire
La plupart du temps, votre secrétaire répond au téléphone et passe beaucoup de temps en ligne mais ce n’est pas tout. Elle a également des tâches administratives à effectuer : factures, comptabilité, préparation des devis… Elle a donc besoin d’avoir les mains libres ! Pour cela, vous pouvez opter pour un casque sans fil haut de gamme, confortable, léger et simple à utiliser, qui lui permet de pouvoir gérer plusieurs tâches en simultané.
Il est branché sur le poste du standard et lui permet de se déplacer à une cinquantaine de mètres autour de la base, ce qui est un véritable gain de temps et un confort puisqu’elle n’a plus à courir quand elle entend le téléphone sonner.
C’est un système bien utile aussi si vous êtes garagiste : vous pouvez maintenant répondre au téléphone tout en réparant une voiture !
Choisissez un standard pro en accord avec vos besoins d’entreprise
Optez pour un standard que vous maîtriserez facilement. Si vous utilisez un smartphone et que vous êtes habitué au tactile, vous pouvez par exemple choisir le global phone. Complètement tactile et beaucoup plus facile à prendre en main qu’un autre poste. Vous aurez sur votre téléphone fixe toutes les fonctions que vous attendez de votre smartphone.
Vous pouvez aussi choisir la marque Siemens, reconnue pour ses produits haut de gamme. Vous pourrez trouver des postes classiques à touches et écrans monochromes comme des produits tactiles avec écrans couleurs. Selon vos besoins, vous trouverez le standard qui vous correspond.
Pour cela, faites-vous accompagner ! Faites en sorte de vous adresser à un interlocuteur local qui pourra se déplacer dans votre entreprise pour vous mettre en place une solution simple, qui fonctionne et qui sera à même de vous dépanner en cas de problème.
Jusqu’où peut-on aller en matière de standard ? Un standard high tech pour une productivité optimale
Certains standards vous permettent aujourd’hui de connecter une oreillette Bluetooth. Si vous avez une oreillette dans votre voiture et que vous voulez la ramener au bureau, vous pouvez la connecter sur votre poste.
Pour écrire les noms en face de chaque touche, vous pouvez avoir des touches graphiques. Vous rentrez les noms et vous pouvez les modifier à volonté sans abîmer votre système.
Vous pouvez avoir accès à un journal d’appels : certains standards ne gèrent pas cette fonctionnalité, vous avez juste les appels manqués. D’autres permettent d’avoir accès aux appels émis, manqués et reçus et avec un vrai listing. Vous pouvez retrouver quasiment une semaine d’arriérés sur vos appels.
Cela change des standards avec lesquels vous devez noter le numéro de téléphone pendant que vous êtes en ligne si vous ne voulez pas que le numéro soit perdu !
Choisissez un serveur qui gère les fréquences vocales. Ainsi, vous ne serez pas pris au dépourvu si un standard vous demande de taper un code.
En effet, certains standards ne réagissent pas car ils ne passent pas tout de suite en fréquence vocale.
Choisissez un système qui va vraiment vous apporter du plus : de l’accueil, du professionnalisme, un gain de temps, du confort et une image de marque revalorisée… !
Si vous avez peur de perdre vos numéros en changeant de système, ce qui est tout à fait légitime, sachez que vous pouvez fournir à votre opérateur un fichier contenant votre répertoire sous format Excel et il sera directement injecté dans votre serveur !
Il sera ainsi partagé sur tous vos postes téléphoniques. Tous vos collaborateurs auront donc accès à ce listing de numéros.
Finalement, en choisissant un standard pro évolué, vous pourrez arriver à un niveau d’intercommunication tel que vous aurez les mêmes avantages qu’un smartphone sur votre téléphone fixe.
Quels sont vos rêves les plus fous en matière de téléphonie ?
Vous voulez qu’un appel arrive à la fois sur votre poste fixe et sur votre portable ?
C’EST POSSIBLE ! Pendant que l’appel est renvoyé sur votre portable, votre poste continue de sonner donc vous avez le choix de répondre soit sur votre portable, soit sur votre poste fixe si vous êtes devant.
Vous êtes dépanneur, vous faites de l’astreinte et vous dépannez des voitures sur la route toute la journée. Vous êtes deux cogérants. Si vous êtes déjà en ligne, vous voulez que l’appel soit transféré sur le portable de votre collègue.
C’EST POSSIBLE !
Vous voulez avoir plusieurs modes de fonctionnement ?
Quand vous êtes en semaine classique, vous souhaitez que les appels arrivent sur votre poste fixe. Ensuite, vous voulez pouvoir modifier ce mode de fonctionnement en pressant uniquement sur une touche. Par exemple, entre midi et deux, vous voulez que vos appels soient renvoyés automatiquement sur votre portable ou qu’ils arrivent sur votre répondeur. Vous désirez un troisième mode le weekend : que les appels arrivent sur le téléphone de votre épouse.
POURQUOI PAS !
Avec la gamme NEC, vous pouvez aller jusqu’à huit modes de fonctionnement.
Plus besoin de programmer quoique ce soit. Tout est paramétré selon vos besoins. C’est ce à quoi nous aspirons tous : la simplicité !
Ainsi, avec un tarif à peine plus élevé que votre solution actuelle, vous pouvez vous équiper d’un standard professionnel qui a énormément d’avantages et qui saura répondre précisément à toutes vos problématiques et besoins.
