Aujourd’hui, 80 % des petites entreprises vont choisir de renouveler leur équipement téléphonique par le biais d’un… appel téléphonique ! C’est ce qu’on appelle à juste titre de la vente assise.
Or, une PME a toujours son identité propre. Selon votre mode de fonctionnement vous aurez des besoins différents de ceux de votre voisin, même entre entreprises vendant les mêmes services. Pour un même métier et dans la même entreprise, vous n’abordez peut-être pas votre activité de la même manière. Vous adaptez votre téléphonie par rapport à votre vision d’entreprise et à votre business model.
Chaque PME est différente. C’est pourquoi vous devez avoir accès à du sur-mesure. Et cela se fait difficilement avec des conseillers en vente assise, loin de vous tant physiquement que face à vos préoccupations.
Pour qu’un opérateur télécom pro puisse véritablement comprendre et répondre vos besoins, il faut qu’il soit présent pour observer votre environnement et vos conditions de travail. C’est une des pistes pour différencier une offre pro d’une offre grand public.
Beaucoup d’offres pro sont de pâles copies des offres de base “particulier”. Vous avez accès à une ligne de communication, internet sur votre mobile et des consommations illimitées. En plus de ce qu’on propose à un professionnel, un particulier a en outre accès à la télévision. Vous, parce que vous êtes professionnel, allez être facturé entre 2 à 3 fois le prix que paierait un particulier pour avoir accès à la même chose ou presque. Alors quitte à dépenser un peu plus, autant bénéficier d’une vraie offre pro vous donnant accès à des services dont vous avez réellement besoin, non ?
Raison n°1 : Profitez des conseils sur-mesure d’un pro qui connait les pros !
Votre opérateur professionnel doit être en mesure de réaliser avec vous un véritable diagnostic de votre outil téléphonique. Vous ne vous rendez pas forcément compte du manque de productivité dû à un mauvais outil puisque vous travaillez depuis longtemps de cette manière et que cela fonctionne.
C’est en sortant de votre caverne de Platon que vous vous rendrez compte de toutes les plus-values à côté desquelles vous passiez sans même en avoir connaissance !
C’est à votre opérateur pro de se déplacer sur VOTRE terrain pour voir quelle est la meilleure façon d’optimiser votre outil de téléphonie, comprendre quelles sont vos problématiques en communication et votre manière de travailler. En choisissant l’outil de téléphonie le plus adapté à vos besoins, vous avez une vraie possibilité d’optimiser votre chiffre d’affaires.
Raison n°2 : Bénéficiez de fonctionnalités exclusives qui faciliteront votre vie de pros !
1. Le pré-décroché avec musique d’attente
Par exemple, votre standardiste reçoit un appel : « Ne quittez pas s’il vous plaît ! ». Elle a un bip dans l’oreille qui la dérange dans sa conversation téléphonique.
Côté client, ce n’est pas très agréable non plus… Il est condamné à entendre en boucle : « Toutes les lignes de votre correspondant sont occupées, nous lui indiquons votre appel par un signal sonore ».
Parfois, votre standardiste est tellement agacée d’avoir ce bip dans l’oreille qui l’empêche de se concentrer qu’elle le coupe… Votre client se fait donc raccrocher au nez ! Quelle image cela amène ? Quel confort ? Quelle réactivité ?
Le téléphone, en fait c’est quoi ?
Du confort, de l’image et surtout du chiffre d’affaires.
Votre offre pro doit vous procurer un outil téléphonique confortable, apporter une belle image à votre entreprise et être un instrument de chiffre d’affaires.
2. L’aboutement et mise en relation
Une box classique ne vous permet pas l’accès à cette fonction bien qualitative. Or, l’aboutement d’appel aussi appelé « filtrage secrétaire » est très important si vous êtes gérant d’une entreprise et que vous effectuez une mission commerciale ou que de façon générale vous passez beaucoup de temps à l’extérieur de l’entreprise. En effet, l’aboutement permettra de transférer automatiquement vos appels sur une autre ligne de votre entreprise.
Du coup, votre assistante pourra filtrer vos appels. Si elle juge que l’appel est important, elle mettra votre client en attente et vous appellera sur votre mobile pour savoir si vous acceptez de prendre l’appel. Si c’est le cas, votre client sera directement mis en relation avec votre mobile où que vous soyez.
Quels avantages cela vous apporte ? On en revient à nos trois points ! Cela vous amènera une image de marque, cela vous permettra d’éviter une perte de chiffre d’affaires et vous, comme votre client, gagnerez en confort. En effet, où sont la valeur ajoutée et le confort si après votre journée de travail à l’extérieur vous devez rappeler tous vos clients en rentrant au bureau ?
3. Plusieurs appels en simultanés
Avec une offre box internet faite pour les particuliers, c’est difficile. Quand vous êtes au téléphone, vous ne pouvez ni émettre ni recevoir un appel simultanément. Il existe des offres internet et téléphone améliorées avec deux canaux mais leurs coûts sont relativement élevés…
4. Le renvoi
Dans une offre Grand Public, une manipulation vous permettra de basculer tous vos appels qui arriveront sur votre ligne fixe sur votre ligne portable. Cependant, une fois que ce renvoi est activé, rien n’indique s’il est activé ou pas. Vous pouvez donc oublier que le renvoi est effectué ou oublier de l’actionner.
Quelles sont les conséquences ? La perte de chiffre d’affaires et la perte d’image car vous ignorez qu’un futur client a cherché à vous joindre. Il y a un manque de traçabilité et c’est improductif.
Sur une offre pro, vous aurez un renvoi automatique avec une touche et vous aurez une diode qui vous indiquera en permanence si votre renvoi est activé ou non. Vous pourrez de surcroît interroger l’outil à distance et activer ou désactiver le renvoi à distance.
Le véritable avantage d’une offre pro,
c’est que vous pouvez tout automatiser.
5. Le pré-décroché, le répondeur et le renvoi
Vous n’êtes parfois pas en mesure de répondre rapidement au téléphone parce que vous êtes par exemple au fond de votre garage, sous une voiture. Votre client est obligé d’attendre 10 sonneries avant d’avoir une réponse. Dans le meilleur des cas, il patientera…
Mais dans ce monde où tout doit aller vite, la majorité des clients préfèreront appeller une autre entreprise. Perdre des appels entraîne donc pour vous une perte de CA.
Par le biais d’un IPBX, vous pouvez programmer sur un créneau horaire défini, le format pré-décroché. Votre client n’attendra pas plus de 3 sonneries pour avoir un message d’accueil à visée informative ou commerciale et la musique que vous aurez choisie, à votre image.
Ensuite, vous pouvez paramétrer sur un autre créneau horaire le format répondeur ou encore un renvoi.
Par le biais de la SDA, votre client pourra joindre directement son interlocuteur si vous le souhaitez. Votre standardiste pourra se consacrer à des tâches qui seront plus productives pour votre entreprise et côté client, il gagnera en temps sur les réponses que vous allez lui apporter.
6. L’annuaire synchronisé
L’annuaire synchronisé peut s’avérer très utile lorsque vous appelez régulièrement les mêmes personnes. Plus besoin de perdre du temps en cherchant le numéro partout ! Vos contacts enregistrés sur votre mobile sont automatiquement enregistrés sur votre fixe, et inversement ! Vous n’aurez plus qu’à rechercher les numéros dont vous avez besoin directement par le nom !
7. Le CTI : Couplage Téléphonie Informatique
Vous êtes sur votre écran d’ordinateur, vous cliquez sur le numéro et il est directement composé ! A l’inverse, quand un client vous appelle, sa fiche remonte directement sur votre écran et cela vous rafraîchit la mémoire en quelques secondes !
Par exemple, pour celles et ceux d’entre vous qui êtes notaire, vous devez certainement être équipé d’un logiciel qui s’appelle Real. Il vous permet de rédiger les actes et de générer la fiche qualité simultanément.
Real inclut désormais des fonctions de Couplage Téléphonique Informatique. Vous n’avez plus aucune manipulation à effectuer.
8. Les messageries évolutives
Vous avez une entreprise de pompes funèbres en multi-sites et êtes ouvert 24h/24, 7 jours sur 7. Quand vous gérez deux ou trois sites, c’est compliqué de mettre d’astreinte toujours la même personne qui prend les appels des trois sites mais ne sait pas déterminer si l’appel vient du site A, B ou C.
Vous pouvez donc choisir une solution qui non seulement va déterminer l’astreinte, mais de plus, si cette personne ne peut pas répondre, basculera l’appel à un deuxième niveau d’astreinte, jusqu’à ce que le message puisse être pris en connaissance par une personne de votre équipe. De plus, le serveur fournira des informations essentielles : le site qui a appelé et le numéro de l’appelant. Vous n’avez donc plus de perte d’appels, une véritable réactivité, un accroissement de votre image de marque, de votre confort et de votre chiffre d’affaires.
Raison n°3 : Accédez aux outils télécoms les plus adaptés, quel que soit l’évolution de votre entreprise ou des innovations
Il y a une évolution exponentielle des offres technologiques ! Votre outil peut donc rapidement être obsolète technologiquement avant même que votre contrat soit terminé.
C’est votre outil téléphonique qui doit s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse !
De plus, votre entreprise aussi évolue… Rapidement, votre offre ne correspond plus à vos besoins. Une offre professionnelle vous amènera un véritable suivi, avec des visites à dates clés qui permettront de réadapter votre outil téléphonique par rapport aux innovations technologiques du marché ou à l’évolution des besoins de votre entreprise.
C’est tout l’avantage d’une offre télécom pro qui permet le suivi et la capacité de renouvellement de votre équipement téléphonique en cours de contrat !
Raison n°4 : la réactivité technique de votre opérateur est essentielle
La réactivité technique doit être plus importante sur une offre pro que sur une offre particulier. En cas de problème, il vous faut des techniciens disponibles rapidement et spécialistes de l’offre et des solutions techniques que vous avez choisies ! Ils doivent connaître le matériel, en cerner toutes les spécificités, vous l’installer, vous former !
Dans une offre Grand Public, ce sont généralement des sous-traitants qui se déplacent. Ils n’ont donc pas la même connaissance de votre besoin. Vous souffrirez un jour ou l’autre de ce manque de qualité. Le service client doit également être en mesure d’amener une réponse quasi immédiate à votre problématique, au maximum en 4 heures.
Avec une vraie offre pro, en appelant simplement la hotline, votre problème est résolu 8 fois sur 10 quand vous raccrochez car vous vous adressez à des techniciens. Si la démarche d’intervention n’est pas possible à distance, cela déclenche automatiquement et contractuellement la venue d’un technicien. Un technicien, qui connaît le matériel et qui sera en mesure de répondre à votre problématique. C’est ce qu’on appelle la réactivité commerciale et c’est ce que vous devez attendre en tant que professionnels.
Raison n°5 : Une offre pro n’est pas forcément beaucoup plus chère qu’une offre grand public !
On se rend compte que pour un budget équivalent ou quasiment équivalent, et en ayant accès à toute cette valeur ajoutée, une offre Forfait Pro n’est pas forcément beaucoup plus chère.
De plus, comme beaucoup de professionnels ayant souscrit à une solution de téléphonie d’entreprise, vous pourrez mesurer facilement votre ROI.
C’est le cas de cette chef d’entreprise, dans les pompes funèbres, qui ne peut plus se passer de cet outil. Elle perdait auparavant énormément d’appels en dehors de ses heures d’ouverture et elle a aujourd’hui une traçabilité des appels, lui permettant d’être réactive par rapport à ses concurrents.
Elle a gagné 3 à 4 contrats supplémentaires par mois !
Sachant qu’un contrat est aux alentours de 5 000 euros… Elle a réussi à obtenir un gain supplémentaire de 15 000 à 20 000 euros par mois ! Tout cela en faisant la simple démarche de changer d’outil téléphonique et de passer sur un véritable Forfait Pro…
Si vous vous posez des questions sur vos équipements ou sur vos services de communication, demandez conseils à nos experts qui auditeront gratuitement vos solutions de communication et vous conseilleront sur la solution la plus pertinente par rapport à vos besoins !
