Pourquoi les services de téléphonie Pro sont pour tous les Pros ? Vous hésitez à équiper votre entreprise d’un vrai service de télécom ? Et vous savez quoi… Vous n’êtes pas la seule entreprise à souffrir de ce symptôme : vous pensez comme beaucoup d’autres qu’avoir un standard téléphonique est fait pour les “Grandes Entreprises”.
Par choix ou par facilité, la majorité des Petites Entreprises choisit de s’équiper avec des offres de particuliers (offre grand public) où un seul appel entrant ne peut être traité à la fois.
Statistiquement, une petite entreprise de 3 à 9 salariés peut recevoir entre 40 et 50 appels en moyenne dans une journée parce que 50 % de leur activité passe par le téléphone. Restauration, agence immobilière, cabinet médical, garagiste, hôtellerie et j’en passe, tous les secteurs d’activité sont concernés.
Si nous faisons le calcul, ne serait-ce qu’une quarantaine d’appels, à deux minutes de moyenne, cela fait tout même 80 minutes, soit 1h20 de communications téléphoniques dans la journée où l’équipe n’est pas joignable.
1 heure et 20 minutes : c’est temps pendant lequel les TPE équipées d’une seule ligne, avec un seul appel à la fois, sont injoignables chaque jour.
Et il ne s’agit que d’une moyenne ! Certaines entreprises sont débordées d’appels et ne sont pas en capacité de les gérer simultanément car mal équipées. Forcément, les clients potentiels de ces PME sont sans cesse contraints de choisir le prochain sur les Pages Jaunes et de passer au suivant.
Vous risquez donc de perdre du chiffre d’affaires ou d’empêcher votre entreprise de croître si la demande n’est pas accueillie convenablement : en clair si votre téléphone ne répond pas !
Démystifions le prix de la téléphonie fixe professionnelle
Arrêtons de penser qu’avoir un standard téléphonique est fait pour les grandes structures ! Les points négatifs que vous pouvez éventuellement avoir sont souvent de fausses objections.
En premier, le budget à débourser : le prix est un faux problème. Beaucoup d’entreprises pensent déjà que la tarification d’un Forfait téléphone fixe pro (ligne fixe ou mobile) va être trop chère et, du coup, refuse même de prendre un rendez-vous ou de s’intéresser à la solution qui pourrait leur faire gagner de l’argent, déjà persuadées qu’elle sera bien trop chère. Ce qui est très souvent faux.
Pour certains un opérateurs de téléphonie Pro digne de ce nom, il ne va pas s’agir de choisir une solution dans un catalogue mais bien d’avoir la visite d’un expert dans vos locaux afin de vous établir un diagnostic personnalisé en fonction de vos besoins mais également de vos contraintes. Sans bien connaître vos besoins, votre opérateur risque de vous apporter un tarif bien plus cher.
En tant que gérant de votre entreprise, prenez donc le temps de recevoir votre opérateur pour optimiser au mieux vos dépenses en forfait pro.
40 à 100 euros de plus… Parmi les entreprises entre 3 et 9 salariés, beaucoup d’entre vous fonctionne encore sur des installations et des offres low-cost, à 40 ou 50 euros par mois sans aucun services ni aucune sécurité. Très souvent, vous ne vous rendez pas compte du chiffre d’affaires perdu à cause d’une offre comme celle-ci, du nombre d’appels entrants que vous êtes en train de perdre, du temps que vous perdez avec les coupures, puisque les offres low-cost sont souvent des offres totalement dégroupées, avec l’inconvénient d’avoir régulièrement de l’instabilité.
En général, le chiffre d’affaires apporté avec une bonne solution de téléphonie d’entreprise comble largement la différence de prix. Il vous suffit de transformer un ou deux appels entrants en clients dans le mois et votre investissement dans un équipement de téléphonie professionnelle est largement rentabilisé.
Le standard téléphonique n’est pas réservé aux grandes entreprises. Il permet un accueil personnalisé du client, une mise en attente professionnelle et une distribution efficace des appels en interne et en externe.
Avoir un accueil téléphonique professionnel et personnalisé
Pour que vous puissiez travailler comme le professionnel que vous êtes, il est indispensable que vous vous dotiez d’une téléphonie d’entreprise intégrant le deuxième appel mais aussi ce qui permet de le gérer et de le faire patienter.
Sachez que certains opérateurs vous proposeront un vrai service Pro inclus dans votre forfait avec enregistrement de la voix et musique mixée en studio pour votre messagerie. Vous obtiendrez une image d’entreprise beaucoup plus professionnelle et agréable.
Vous pourrez ainsi profiter de cet espace d’interaction avec votre client pour diffuser des informations ou des promotions commerciales et de mettre en avant vos produits sur ce message d’attente et sur la rédaction de ce message.
Même si c’est une pratique courante. Le message de pré-décroché est l’espace où vous allez pouvoir obtenir le plus de plus-value. Ce message de pré-décroché est très peu présent chez les petites entreprises. C’est par contre ce qu’il est possible d’entendre chez toutes les grandes entreprises en général. Elles ont clairement compris l’intérêt.
Le message de pré-décroché, c’est une assistante virtuelle qui décroche le téléphone automatiquement, et qui fait patienter le client. Gros avantage pour le gérant d’entreprise qui est occupé en point de vente par exemple à s’occuper d’un client ou qui est dans l’atelier en train de travailler et qui n’a pas la possibilité de courir dans l’instant pour décrocher son téléphone. Et là, c’est un réel levier d’acquisition de nouveaux clients, puisqu’il permet de ne perdre aucun appel entrant.
Patienter en musique sera toujours plus agréable que de tomber sur une sonnerie occupée ou pire une sonnerie qui ne décroche pas.
La combinaison du double appel avec les messages d’attente et de pré-décroché sont juste une source de sérénité pour vous : vos appels entrants aboutissent, vous ne les perdez pas, vous n’êtes pas stressés au téléphone lorsque vous voyez le second appel… Bref, vous améliorez vos conditions de travail.
Autre avantage des appels simultanés : celui de sécuriser la réception des fax ou la facturation par les terminaux de paiement électronique. Être sur des solutions avec du double appel, c’est pouvoir recevoir un appel entrant d’un client et de pouvoir encaisser convenablement celui qui est devant vous.
Rester joignable rapidement depuis son entreprise ou depuis l’extérieur
S’équiper en téléphonie fixe professionnelle c’est avoir toutes les fonctions liées à un standard. Le transfert d’appel est parmi l’une des premières fonctionnalités à obtenir. Autre fonction méconnue et complémentaire : l’aboutement d’appels.
Il s’agit d’un transfert qui a lieu non pas vers l’interne comme le transfert d’appel mais vers l’externe. Nombreuses sont les équipes de PME de 3 à 9 salariés qui ont des nécessités de se déplacer en dehors de l’entreprise, sur des chantiers ou en rendez-vous commerciaux par exemple ou tout autre.
A l’extérieur de l’entreprise, ils ne sont pas joignables sauf s’ils souhaitent laisser leur numéro de mobile. L’aboutement va permettre de transférer l’appel vers le bon interlocuteur en rendez-vous extérieur tout gardant la confidentialité de son numéro personnel.
La standardiste a la possibilité de transférer l’appel sur le mobile. Le gros avantage pour les entreprises est que le filtrage secrétaire est conservé. Pas de secrétaire ou personne dans les locaux pour réceptionner l’appel ? Il suffit d’activer simplement la fonction du renvoi d’appel. Dans ce cas-là, tous les appels sont redirigés automatiquement sur le mobile ou sur un autre poste externe à l’entreprise.
En plus de l’accessibilité, l’un des avantages est de pouvoir l’automatiser en appuyant simplement sur une touche pré-enregistrée avant de partir de son bureau. Ainsi tous leurs appels seront redirigés sur votre mobile. Tout ceci contribue à l’accroissement de votre réactivité pour acquérir de nouveaux prospects ou fidéliser vos clients actuels.
Des solutions de téléphonies pro avec Fibre incluse !
Beaucoup de TPE sont encore sur des débits ADSL au niveau de leurs connexions internet. La stabilité d’une ligne ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line, soit débit asymétrique) dépend du nombre de connectés autour de l’entreprise.
Malheureusement, à un certain moment, le débit est descendant. Les entreprises se retrouvent bloquées sur leur PC, à vouloir travailler sans avoir assez de débit pour le faire.
Le fait de passer sur une fibre optique avec un débit stable amène aussi l’avantage d’avoir une connexion bien plus rapide et d’avoir une sécurité au niveau du travail en ayant la certitude de pouvoir faire travailler vos employés sur des journées complètes. Ça peut paraître bête mais travailler sans Internet est aujourd’hui impossible ! Il faut donc que vous puissiez privilégiez la connexion internet de votre entreprise car elle impacte directement la productivité de votre entreprise.
Vous connaissez désormais les raisons et avantages à souscrire à un véritable service de téléphonie professionnelle : gain de temps, stabilité de ligne, 0 perte d’appel, accueil professionnel, joignabilité et in fine productivité et croissance à la clé !
Que vous soyez TPE, PME ou entreprise en fort développement, vous avez tout à y gagner !
