15 techniques de productivité pour mieux gérer son agenda

En tant que chef d’entreprise, vous êtes un chef d’orchestre. Votre temps est précieux.

Nous allons vous donner quelques astuces afin de prendre le temps… pour en gagner.
De bons réflexes plein de bon sens, aussi simples que le fait de noter immédiatement un RDV dans votre agenda pour ne pas l’oublier.

Mieux gérer son temps et parfaire son organisation. Voici des méthodes et deux ou trois outils qui ont fait leurs preuves. Il faut 28 jours pour se créer une habitude. Alors commencez dès maintenant pour booster rapidement votre productivité.

1. Planifier l’essentiel

Pas toujours simple de se concentrer sur l’essentiel et pourtant, pour trouver le bon rythme, il est nécessaire de commencer par identifier vos priorités. On évite ainsi la procrastination, l’art de remettre au lendemain. Et dites-vous bien que tout n’est pas prioritaire.

Pour vous aider à faire la part des choses, voici comment « classer » les différentes tâches :

• • En premier, les incontournables (avec une dimension d’urgence)
  • En deuxième, les importantes
  • En troisième, les intéressantes
  • Et en dernier les « sans valeur ajoutée » (comme l’administratif que vous pouvez déléguer ou planifier sur un moment précis dans la semaine)

2. Créer sa to do list

Adoptez un gestionnaire de tâches.

Chacun ses méthodes : Pour les aficionados du papier il y a la simple feuille A4, les Post-it multicolores ou un petit outil en ligne comme todoist, simple et efficace même en version gratuite.

Il y a plusieurs bonnes raisons d’utiliser todoist :

• • • Vous pouvez associer des notes aux tâches
    • Opter pour la fonction rappel pour être relancé automatiquement
    • Créer des sauvegardes, très appréciable, si vous gérez plusieurs projets à la fois
    • Exporter vos données vers un calendrier (comme iCalendar, Google Calendar et Outlook)
    • Créer une tâche en envoyant un email

Petit plus : Todoist propose à ses utilisateurs d’évaluer leur « Karma ».

Vous engrangez des points de karma dès lors que vous terminez une tâche ou une liste d’autres actions. Une sorte de gratification bien méritée (et importante, nous y reviendrons plus bas).

3. S’organiser, avec flexibilité

Préparez des listes de choses à faire dans la journée c’est bien, mais gardez une certaine flexibilité. Du temps pour les imprévus (et impondérables, il y en a toujours !). Vous pouvez prévoir une marge de manœuvre d’environ 20%.

4. Choisir votre agenda idéal

Version papier ou numérique ? A vous de choisir. Il est possible d’utiliser les deux !
Google Agenda est assez pratique car il est « synchronisable » entre vos appareils.

Vous pouvez :

• • • Publier des événements personnels ou publics
    • Sauvegarder automatiquement via le compte Google
    • Envoyer des rappels par mail
    • Inviter des personnes à un événement

Petit plus : Des rappels sont automatiquement définis 30 minutes avant chaque événement : Vous ne pourrez plus oublier vos rendez-vous et vous saurez à quel moment partir pour arriver à l’heure.

• Différenciez les tâches à réaliser et les rendez-vous en utilisant des couleurs différentes.
• Et bien sûr, distinguez toujours le professionnel du personnel.
• Vous pouvez très simplement partager votre agenda avec vos collaborateurs. De cette manière, ils savent si vous êtes disponibles ou non.

5. Faire un point hebdo sur votre emploi du temps

Déterminez un temps « fixe » dans la semaine pour le faire.

Nous vous conseillons le vendredi après-midi ou le lundi matin…deux moments où vous êtes, en partie, en mode week-end.

6. Simplifier ses prises de rendez-vous

Avec Calendly. Ce service web permet de créer différents types d’événements en fonction de vos disponibilités, de leur durée et d’envoyer par la suite un formulaire aux contacts que vous souhaitez inviter à ces réunions pour qu’ils choisissent le créneau qui leur convient le mieux.

Par exemple « Réunion de présentation du projet X – mardi 12 septembre à 9 heures, 11 heures ou 14 heures – 1 heure ».

L’interface est assez simple à utiliser. Une fois le créneau accepté, il apparaît dans votre dashboard et sur votre calendrier Google, si vous avez lié les comptes.

7. Se fixer des objectifs réalistes

Plusieurs objectifs oui. Mais pas des milliers non plus. Le but est d’être bien dans votre travail, pas d’être débordé avant d’avoir commencé. Fixez-vous 1 à 3 objectifs, pas plus.

8. Ranger (souvent) son espace de travail

Pour gagner en productivité, bien organiser son bureau est tout à fait indispensable.
Ce dossier est clôturé ? Que fait-il encore sur votre bureau ? Classez-le sans hésiter.
Pensez à le faire régulièrement.

9. Rester concentré

Il est très tentant de consulter sa boîte mail au moindre message reçu. Ce type d’interruption est chronophage.
Votre attention vagabonde et vous risquez de perdre en productivité.

“Une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois” Loi de Carlson

Ne vous laissez pas faire par les voleurs de temps. Lorsque vous êtes concentré sur la réalisation d’une tâche, enclenchez la messagerie, renvoyez vos appels vers un standard virtuel ou votre secrétariat. Vous pouvez :

• Paramétrer votre boîte mail pour relever votre courrier toutes les 20 minutes
• Instaurez un temps dans la journée pour traiter uniquement vos courriers électroniques.
• Enfin, supprimez les mails inutiles, répondez, transférez, classez les autres ou prenez votre téléphone pour éviter trop d’échanges par mail.

Autre astuce : Pour désengorger votre boîte : vous désabonner des newsletters…. que vous avez pris l’habitude de supprimer tous les jours.

10. Des séances de travail courtes mais intenses

Respectez votre rythme. A quel moment êtes-vous le plus productif pour telle ou telle activité ? Quelles sont les moments dans la journée où vous êtes à votre maximum ?
La chronopsychologie étudie les variations des performances physiques et intellectuelles de l’homme, en fonction du temps. Il est intéressant de se pencher sur la question pour bien connaître son rythme.
Par exemple, des études montrent que nous sommes plus productifs avant 9h. Nos performances restent à leur plus haut niveau de 10h30 et 11h30.

Puis, vers l’heure du déjeuner notre cerveau a envie de se reposer et notre attention baisse (un peu avant et un peu après) avant de reprendre de plus belle entre 16h et 18h car notre cerveau fonctionne à nouveau de manière rapide.

Nous vous conseillons de prévoir des plages horaires de 45 minutes de travail intenses
(2 heures maximum) puis de consacrer 10 minutes à une (vraie) pause.
Le moment idéal de vous faire un thé, un café, une sieste, ou de papoter sans culpabiliser.

11. Savoir déléguer

Lorsque vous confiez une mission à l’un de vos collaborateurs veillez ;

• A ce que votre demande soit claire et précise (délai, résultats escomptés etc.).
• Convenez ensemble d’un point de contrôle, pour avancer, tous les deux, en confiance.
• N’oubliez pas de prévoir un

C’est une démarche positive, encourageante et surtout très utile pour progresser et améliorer les process.

12. Regrouper les tâches

Regroupez les tâches de même nature sur une période définie à un moment donné : production, prospection, formation, administratif…

13. Se donner des limites

Il est important de se fixer des délais.Le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que « Tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible ».

Ce qui veut dire que pour endiguer le phénomène, il faut s’imposer des délais limites et se dire qu’en se mettant une pression (saine) on peut être plus performant. C’est d’ailleurs d’objet de notre point suivant…

14. Se challenger

Le but n’est pas de vous mettre la pression. Enfin si un peu.
Mais force est de constater que certains professionnels sont très efficaces lorsqu’ils travaillent dans l’urgence. Jouez le contre-la-montre pour finir une tâche importante.
Mettez-vous en condition : Et s’il vous restait un jour pour tout faire ? N’êtes-vous pas hyper efficace pour organiser votre départ une veille de vacances ?

15. Garder du temps…pour réfléchir

Essayez de vous accorder des instants à vous. Une fois le rush passé, changez-vous les idées et laissez à vos méninges le temps de souffler sur ce nouveau vent de liberté…qui peut s’avérer très inspirant.
C’est en prenant du recul que l’on a, parfois, des éclairs de génie !

16. Petit bonus… Se féliciter !

Félicitations ! Vous avez atteint votre objectif. Vous êtes formidable, ne l’oubliez jamais !