Être motivé et travailler d’arrache-pied ne vous permet pas toujours d’être aussi efficace que vous le souhaiteriez.
Si certaines tâches prennent plus de temps qu’elles ne le devraient, trouver des solutions pour être plus efficace est l’une des clés de la réussite.
Voici 5 astuces pour augmenter la productivité de votre entreprise et accomplir le maximum dans vos journées de travail.
Utilisez la technologie
De nombreuses tâches peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement en intégrant la technologie dans les outils de gestion.
Toutes les fonctions de l’entreprise peuvent en bénéficier, avec notamment des logiciels de comptabilité en cloud, des logiciels de gestion de projet, et des outils de gestion de la production (achats, gestion des stocks) qui mettent à disposition des tableurs, applications et logiciels commerciaux.
La relation client peut être gérée à partir d’un CRM (Customer Relationship Management). Cette solution vous permet de centraliser l’information et de gérer vos prospects et clients de manière efficace.
Enfin, l’un des aspects les plus chronophages est la communication interne. Pour rendre celle-ci plus productive et faciliter le travail d’équipe, de nombreux outils collaboratifs sont à votre disposition comme Google Drive, Todoist (gestionnaire de tâches), Slack ou encore Evernote.
À noter : définissez vos besoins avant de mettre en place un outil et formez vos collaborateurs à son utilisation pour qu’il soit intégré dans les process de l’entreprise.
Évitez le multitâches
Au sein d’une TPE ou PME, le multitâche est inévitable. Cependant, faire plusieurs choses à la fois peut altérer votre productivité en conduisant à plus de distractions, qui réduisent la qualité du travail.
Pour éviter le multitâche, commencez par planifier vos journées en priorisant les tâches les plus urgentes et importantes. Concentrez-vous sur une tâche à la fois et terminez-la avant d’en commencer une autre.
Pour vous aider, gardez en tête la loi de Carlson : « Une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ».
Dites non à la « réunionite »
Pour augmenter la productivité de votre entreprise, ne perdez pas de temps en réunions, qui sont souvent trop longues et parfois peu utiles.
Pour organiser des réunions efficaces, vous pouvez par exemple organiser une session d’équipe d’une heure par semaine en condensant vos rendez-vous hebdomadaires.
Une réunion se prépare. Pour cela, partagez l’ordre du jour à l’avance avec vos collaborateurs et demandez-leur de préparer une courte présentation de leurs avancées.
Enfin, gardez une trace écrite et ne quittez pas la salle avant d’avoir fixé des objectifs clairs et les prochaines étapes du projet.
Sous-traitez les tâches faciles à déléguer
Si certaines tâches sont énergivores, pourquoi ne pas les sous-traiter ?
Le monde du travail s’est transformé ces dernières années, et de plus en plus de freelances proposent leurs services aux entreprises, comme le community management ou le web design. Les sites comme Malt ou Freelancer regorgent de talents prêts à collaborer.
La comptabilité est elle aussi un bon exemple de tâche récurrente pouvant être déléguée. Externaliser sa comptabilité vous permettra d’économiser du temps et de l’argent en faisant appel à une personne dont c’est le métier.
Sous-traiter certaines activités permet à vos collaborateurs de se concentrer sur leur spécialité au lieu de passer du temps sur une tâche ne faisant pas partie de leur expertise.
Évitez les distractions
Les statistiques montrent qu’il faut en moyenne 23 minutes pour se recentrer sur une tâche après avoir été distrait.
Si les distractions sont inévitables en entreprise, les réduire au maximum améliorera votre productivité.
Organisez tout d’abord votre bureau de façon à avoir un espace de travail dédié et agréable. Fermer votre porte peut être un geste utile pour ne pas être interrompu par vos collaborateurs.
Ensuite, minimiser les notifications. Aujourd’hui, les réseaux sociaux et les mails sont les principales sources de distraction au bureau.
Pour y remédier, déconnectez-vous de vos comptes lorsque vous travaillez. Des applications comme SelfControl existent pour bloquer certains sites sur les ordinateurs de l’entreprise, ce qui vous permettra de ne pas être tenté.
Concernant les mails, réservez certains moments de la journée à leur lecture, par exemple :
- après une tâche importante,
- une fois dans la matinée,
- une fois dans l’après-midi.
Et vous ? Avez-vous mis en place des solutions pour être plus productif ?
