Perte de temps, stress… les e-mails polluent votre quotidien ? Comme on vous comprend ! Mais pas de panique, on a quelques petits trucs et astuces pour que tout ça ne soit plus une corvée !

On est tous d’accord, l’e-mail, c’est un outil de communication génial, mais on le sait tous aussi, il fait perdre beaucoup de temps. Entre lire, trier, classer et répondre aux messages, ça peut nous prendre un petit moment, et ça, tous les jours ! Résultat ? L’e-mail devient contre-productif et c’est bien dommage ! Surtout qu’on imagine bien tout le stress que ça peut occasionner de recevoir vos notifications sur votre smartphone à n’importe quelle heure. Il est temps de dire stop et de remédier à tout ça ! Et pour ça, ben c’est simple, il suffit de mettre en pratique des mesures simples, mais efficaces. Nous, on l’a fait et on vous l’assure : ça change vraiment le quotidien ! Paramétrage de la boîte de réception, gestion du temps passé sur les e-mails, astuces et solutions alternatives… On vous explique tout !

Faites le ménage !

Bon, c’est assez logique, plus on envoie d’e-mails et plus on en reçoit. Jusque-là, rien de nouveau. Mais résultat : entre les spams, les messages promotionnels et les messages perso, votre boîte mail est toujours surchargée et vous ne vous y retrouvez plus. C’est normal. Pour sortir de ce cercle infernal, il vous suffit de suivre nos conseils !

Du coup pour faire bien, on fait les choses dans l’ordre en commençant par un petit nettoyage de printemps (oui, même si on est automne !) : on se désinscrit de tout ce qui est inutile (certaines newsletters, annonces, informations, promotions…) et on efface tous les messages périmés. Ensuite, on crée des dossiers pour ranger les e-mails qui y correspondent (projets, relation client, administratif, famille, etc.). Et on fait bien attention à placer les e-mails de notre cher opérateur dans un dossier spécial pour éviter qu’ils tombent dans les spams et qu’ont perde des infos importantes !

Une fois que tout ça est fait (eh oui c’est un bon début mais ce n’est qu’un début !), on fait en sorte que les messages non urgents n’arrivent pas directement dans la boîte de réception principale, sinon ça va vite devenir ingérable. La solution ? Créer des sous-dossiers. La procédure est simple : vous créez des filtres (famille, newsletter, etc.) et vous les appliquez aux messages. Comme ça, tous les messages similaires (même adresse d’envoi, même type d’objet) arriveront automatiquement dans les dossiers respectifs. Fini la pollution ! A vous de les consulter à un autre moment, quand vous aurez le temps.

Optimisez le temps passé sur vos e-mails !

Votre boîte de réception est nettoyée et correctement paramétrée ? Parfait ! Et si maintenant vous vous fixiez comme objectif d’avoir une boîte tout le temps vide ? On parie que c’est possible ? Vous n’avez qu’à essayer de répondre à tous vos e-mails importants dans la journée.  Alors oui, c’est plus facile à dire qu’à faire mais tenez bon et au bout de quelques jours, vous verrez la différence… Et puis, une fois que le message a été traité, vous pouvez l’archiver. Comme ça, vous avez une chose en moins à faire le lendemain et vous ne risquez pas d’oublier !

Pour ceux qui reçoivent beaucoup de messages urgents, vous pouvez aussi appliquer différentes méthodes pour éviter d’avoir à consulter vos messages toutes les dix minutes (oui parce que pour le coup, ça, ça fait perdre beaucoup de temps !). Vous pouvez, par exemple, essayer de traiter vos messages par lot de 10 ou encore décider de répondre immédiatement et systématiquement à tous les messages qui ne prendront que quelques minutes. Ce qui est pas mal en répondant vite aux e-mails de vos collègues ou de vos clients, c’est que vous êtes réactif et c’est généralement super apprécié. Surtout que c’est la garantie de ne pas ralentir un projet en cours et d’éviter la plainte d’un client ! Là, vous transformer la corvée en productivité, c’est sûr !

Et pour terminer, un point important ! Pour éviter d’être déconcentré inutilement en plein travail (on a déjà les appels et les SMS, c’est suffisant), n’oubliez pas de désactiver les notifications sur vos smartphones et tablettes. Et la nuit, on éteint tout, ça va sans dire !

Et si ça ne suffit pas, optez pour des solutions alternatives à la boîte e-mail

Et si on s’arrêtait deux minutes pour évoquer les outils qui peuvent aussi alléger vos boîtes mail ? Eh ben non, ce n’est pas un mythe, ça existe bel et bien et vous les connaissez sûrement.

On parle bien sûr, notamment, de la messagerie instantanée, le top si vous avez besoin de dire quelque chose d’important à un salarié sur un chantier (un oubli, une précision, etc.) ou de lui répondre immédiatement. Vous pouvez l’utiliser sur un smartphone (donc partout), et même discuter à plusieurs. Vous pouvez aussi envoyer des petits fichiers (documents, photos…). Bref, c’est vraiment pratique quand votre équipe est dispatchée chez le client, dans l’entreprise ou en déplacement et qu’on ne veut pas remplir la boîte mail inutilement.

Besoin d’aller plus loin encore ? Alors vous pouvez penser à installer un système de web conférence et des outils collaboratifs (partage de documents par exemple). Super utile quand on a des clients ou des salariés à l’étranger ! Grâce à eux, vous pouvez communiquer en temps réel et obtenir (ou envoyer) directement les informations dont vous avez besoin (même des fichiers lourds comme des vidéos) et tout ça sans avoir à aller consulter la boîte mail. Gain de temps assuré !

Bon, on espère que ces quelques conseils vont vous faciliter la vie. Pour finir, sachez que vous pouvez toujours participer au « No Mail Friday ». Créé en 2007, le « vendredi sans e-mail » interdit aux salariés de consulter leur boîte mail pendant une journée entière. Le but est tout simple : trouver d’autres moyens de communication. Et puis, pour demander quelque chose à Paul alors qu’il est à quatre mètres de vous, il y a quand même plus simple et rapide qu’un mail !