Pour toutes les entreprises et qui plus est pour les PME, PMI et TPE, la perte d’appels téléphoniques est tout simplement un fléau pour gagner de nouveaux clients.
L’outil téléphonique est un puissant vecteur de business et chaque gérant doit le comprendre afin de ne plus perdre d’appels mais également augmenter la productivité.
Énormément de sociétés subissent leur outil téléphonique et pensent que cela n’a pas d’impact sur les chiffres en fin d’année. À tort.
Vous êtes déjà équipé d’un outil téléphonique professionnel et vous souhaitez optimiser l’utilisation de celui-ci afin de booster votre chiffre d’affaire ?
Installez-vous confortablement et profitez de nos astuces !
1 – Ne perdez plus d’appels !
Le premier appel que nous passons pour joindre un commerçant ou une société est souvent décisif.
Dans les premières secondes nous nous faisons une image de cette société, nous ressentons si nous sommes bien accueilli, si la musique d’attente est agréable, si notre demande a bien été comprise et de ce fait, si nous sommes correctement aiguillé ou renseigné.
La règle numéro 1 est d’être en mesure de répondre à vos clients rapidement et si ce n’est pas le cas, alors mettez en place un système de mise en attente ou une messagerie vocale.
Ainsi vos clients sauront immédiatement qu’ils sont au bon endroit et que quelqu’un va prendre en compte leur appel ou le cas échéant, ils seront en mesure de vous laisser un message.
Cette pratique donnera une image professionnelle et crédible de votre business et le client sera assuré.
C’est très simple, vous laissez filer un appel, vous dites adieu à du chiffre d’affaire.
L’accueil téléphonique est primordial. Partez du postulat que le téléphone est un salarié de votre société et qu’il doit s’adapter à votre entreprise, non l’inverse.
2 – Augmenter sa productivité : Intégrez des outils !
Il existe bon nombre de solutions télécom pro, peu onéreuses et qui sont en mesure de vous permettre d’améliorer votre accueil téléphonique.
Donner une image dynamique et crédible de votre entreprise est essentiel si vous souhaitez fidéliser de nouveaux clients.
★ Le décrochage automatique de l’appel ou “pré-décroché” est une bonne solution car c’est un système qui explique simplement au client qu’il est bien arrivé dans votre société et que son appel va être pris en compte. Patienter en toute sérénité, ça n’a pas de prix !
★ La mise en attente est une très bonne alternative car vous pouvez opter pour une musique à l’image de votre société (cela changera le client des sempiternels 4 Saisons de Vivaldi) et en profiter pour vous faire de la publicité. Donnez vos horaires d’ouverture, l’adresse de votre site web,
Enoncer les autres services que vous proposez ou des promotions en cours.
★ Le transfert d’appel est une solution à mettre en place si vous êtes fréquemment en déplacement et que vous devez être joint rapidement.
★ L’interrogation du répondeur à distance pour un suivi sans faille, vous permettra d’être réactif et crédible face à des clients qui attendent un retour rapide.
★ L’identification de la personne qui appelle est un bon outil car cela permet de personnaliser l’appel. Votre client vous appelle, vous le reconnaissez, il est rassuré.
En pratique: vous êtes agent immobilier ou concessionnaire automobile, un de vos clients cherche à vous joindre sans cesse et ne trouve pas satisfaction.
Que va t’il se passer ?
Tout naturellement votre client va se lasser et un peu énervé, il va décider d’aller voir la concurrence qui est sûrement plus réactive.
Résultat: ce sont des milliers d’euros qui sont potentiellement perdus pour vous et votre crédibilité est mise à mal. Sans parler de la mauvaise publicité que ce client risque de vous faire.
Avec un simple transfert d’appel en cas d’absence de votre part vos collaborateurs peuvent rapidement envoyer l’appel vers votre mobile et ainsi tout le monde est satisfait !
Il n’y a pas de “petits” appels et TOUS vos clients sont importants. Mettre en place des solutions telecom pro simples et efficaces, c’est la garantie de voir vos clients satisfaits revenir chez vous et donc, de générer du chiffre d’affaire.
3 – Un équipement telecom pro mal adapté et c’est la chute libre
Il est essentiel de comprendre l’importance de l’outil téléphonique au sein de votre entreprise, de vous mettre à la place de vos clients et qu’une prise de conscience se fasse en vous posant les bonnes questions.
Vous n’avez qu’une ligne et votre client cherche à vous joindre ou à laisser un message mais il n’est pas en mesure de le faire cela porte préjudice à votre entreprise.
Vous perdez non seulement du chiffre d’affaire, quant à votre crédibilité en tant que “professionnel”, n’en parlons pas.
Un client qui est reçu de la sorte, c’est un client que vous envoyez directement dans les bras de la concurrence.
Il faut que vous preniez conscience de la structure de votre entreprise et que vous fassiez les ajustements nécessaires si vous ou vos collaborateurs ne sont pas en mesure de répondre rapidement à un appel.
Autre point important, être à jour. Up to Date.
Il se peut que votre offre commerciale et que votre outil téléphonique aient été mis en place à un moment donné et qu’ils ne soient plus au goût du jour.
Votre équipement télécom pro doit être à l’image de votre société, de votre secteur d’activité et de vos besoins.
Si ce n’est pas le cas, faites un diagnostic et repensez votre équipement, les solutions mises en place avec votre prestataire.
Imaginez, vous déclenchez une super campagne publicitaire mais votre outil téléphonique n’est pas adapté pour gérer le flux d’appels qui en résulte.
Il est facile de comprendre que vous allez perdre un nombre considérable de clients et de facto, du chiffre d’affaire.
Et c’est sans compter que votre image de marque en prend un coup.
En pratique: vous êtes garagiste et vous n’avez qu’une ligne téléphonique. Lorsque vous êtes en ligne vous entendez le “bip bip” dans votre téléphone disons 3 fois par jour, soit 15 fois par semaine donc 60 fois par mois.
Sur 10 appels, 4 concernent une révision ou un contrôle technique à 60 euros la prestation.
Faites le calcul et vous comprendrez pourquoi être mal équipé vous porte préjudice et pourquoi vous perdez de l’argent.
Ne pas vous préoccuper de votre outil téléphonique et ne pas remettre en question les solutions en place, c’est dire adieu à vos clients et à votre chiffre d’affaire. Ne restez pas les bras croisés, prenez les devants et mettez en place des solutions efficaces.
4 – Misez sur les nouvelles technologies sans avoir peur !
Le site Internet d’aujourd’hui, c’est un peu la vitrine d’hier.
Sans vitrine, impossible de montrer aux clients votre marchandise et vos produits, pareil pour le site Internet.
Grâce à votre site internet vous allez pouvoir communiquer directement avec vos clients actuels et potentiels.
Cela vous permettra de parler de vos offres, de vos nouveautés ou de vos promotions et de leur donner des informations telles que vos jours et horaires d’ouverture, comment se rendre dans votre point de vente, ou encore parler de votre histoire.
Faites-vous référencer afin d’apparaître en tête de liste et ainsi bénéficier d’une visibilité qui vous fera sortir du lot.
Un site Internet de qualité en complément de l’outil téléphonique est un atout majeur car dans le cas où vous ne seriez pas joignable, grâce à la page contact du site, vos clients peuvent vous envoyer un message et cela vous permettra ainsi de revenir vers eux au plus vite.
En fonction de votre secteur d’activité vous pouvez également offrir la possibilité à vos clients de passer commande directement sur le site et ainsi leur éviter toute attente si vous n’êtes pas en mesure de le faire pour eux.
Avoir un site Internet c’est la possibilité de vous faire connaître par un plus grand nombre de clients et d’être vu par des milliers de clients potentiels. C’est un support de communication indispensable qui apportera une touche supplémentaire à votre outil téléphonique afin de vous rendre encore plus professionnel.
