Chaque jour, notre boite mail reçoit des dizaines, voire des centaines de courriers. Comment arriver à bien gérer ses emails pour rester productif tout en communiquant avec les autres ? Sensé nous faciliter la vie, on peut assez aisément se laisser déborder par toutes ces communications numériques et passer sa journée à gérer ses emails. Au revoir la productivité ! La plupart du temps, nous traitons instantanément les mails qui prennent moins de 5 minutes à régler… Les autres s’accumulent et traînent.
Entre les « lu et traité », les « lu et à traiter », les « lu et repassé en non-lu », les « mails drapeaux rouges ou drapeaux orange » (c’était quoi le code couleur déjà ?!?!!) et les nouveaux mails qui continuent à arriver, vous finissez par perdre le fil. C’est l’OVERDOSE d’emails !
Retrouvez les 5 astuces pour mieux gérer vos mails et gagner en productivité.
Traitement de vos emails : Reprenez le contrôle
Ce ne sont pas vos mails qui doivent dicter votre journée mais bien vous. Décidez de votre timing. A l’heure du tout digital, on est souvent tenté de foncer tête baissée. Or contrairement à ce que l’on pourrait penser, le courrier électronique ne nécessite pas de gestion en temps réel. Réservez-vous des plages horaires destinées au traitement de vos emails reçus. Par exemple :
- en arrivant au bureau le matin,
- avant la pause déjeuner,
- en début d’après-midi
- ou en fin de journée.
Pour garder votre concentration à son paroxysme (oh les gros mots), vous pouvez aussi consulter votre messagerie entre deux tâches : quand vous en terminez une et avant d’en commencer une autre.
Au début, vous serez tenté de regarder bien sûr. « Et si c’était urgent »… Cette façon de penser vous amène rapidement à contrôler votre boîte de réception, des dizaines et dizaines de fois par jour. Une grosse perte de productivité alors RÉSISTEZ ! Et pour aller jusqu’au bout : travaillez boîte mail fermée !
Consacrez également un temps limité au traitement de vos emails :
- Répondre tout de suite aux mails qui vous demanderont moins de deux minutes (prise de rendez-vous, confirmation, transfert à un autre destinataire,…).
- Mettre de côté les mails qui vous demanderont plus de réflexion. Vous pouvez conserver dans votre bibliothèque des messages-types qui feront patienter votre correspondant.
- Paramétrer votre signature et formule de politesse dans votre logiciel de messagerie : c’est toujours du temps de productivité de gagné !
Désactivez vos notifications
Chaque interruption – volontaire ou non – de votre travail vous fait perdre du temps et de l’énergie. Maintenant que vous vous prévoyez des moments spécifiques dédiés au traitement de vos emails, désactivez vos notifications d’arrivée des nouveaux messages.
Astuce pour les ultra-connectés : désactivez également la notification automatique Facebook, WhatsApp, Instagram, etc.
Gestion d’emails : Automatisez !
Pour être sûr de vous y retrouver dans votre boite mail et ne pas craindre de manquer quelque chose, créez des dossiers spécifiques.
Astuce : Au-delà des dossiers par client, vous pouvez également créer des dossiers “mails urgents à traiter”, “mails en attente” ou encore “à lire” (Newsletters, notes, information plus générale).
Une fois ces fameux dossier créés, gagnez encore plus de temps : trier vos mail de façon automatique.
Quoi ? Mais c’est possible ça ? Oui appliquez des filtres automatiques ! Le filtre va vous permettre de ranger automatiquement les messages reçus dans un dossier spécifique que vous pourrez consulter plus tard. Le but est de dégager la boîte de réception au maximum (voyez plus bas la méthode Inbox Zero)
Vous pouvez trier automatiquement en fonction :
- De l’adresse de l’émetteur. Tous les emails qui sont envoyés par un émetteur qui se termine par “@clientX.fr, sont envoyés automatiquement dans un répertoire dédié.
- De l’adresse du destinataire. Très utile quand vous êtes dans une liste de diffusion. Tous les emails envoyés à la mailing list alertes@siteX.fr sont automatiquement mis dans un répertoire dédié.
- D’un ou plusieurs mots-clés contenus dans le titre ou le corps de l’email.
Pourquoi perdre du temps au quotidien à faire ce qu’un robot peut faire pour vous ?
Une fois que vous avez mis en place des filtres et décidé de ce que vous alliez effectivement recevoir dans votre boîte de réception, traitez vos emails “urgents et importants” dans la journée.
Et pour vous libérer : traité = archivé.
Un email, est-ce nécessaire ? D’autres outils à ma disposition
Certains utilisent sa boite mail pour tchatter. Ce n’est à la base pas fait pour répondre du tac au tac.
SMS, coup de fil, réseaux d’entreprise, messagerie instantanée… Les moyens de communication sont nombreux pour obtenir une info rapidement.
Nombreuses sont les entreprises qui ont migré sur des outils de messagerie instantanée et qui vont de fait assécher votre boite email mais à quel prix ? Vous avez déjà très certainement entendu parler de Slack ?
Slack est un site / application en ligne de messagerie instantanée. Hyper ergonomique et fluide, il permet de converser en temps réel (à deux ou en groupe). L’outil parfait me direz-vous ! Et bien pas forcément … Avec ce type d’outil, on a tendance à considérer que les autres sont connectés H24 d’où la sur-instantanéité de ce type d’échange. Un message = une notification, on ne fait finalement que déplacer les problématiques liées au mail sur Slack….
Votre boite de messagerie professionnelle ne vous satisfait pas ? Outlook, Gmail, Yahoo, et bien d’autres… Trouvez le compte qui vous conviendrait le mieux. Enfin, sachez que dans tous les cas, il est possible d’avoir son propre serveur de messagerie avec nom de domaine personnalisé à l’image de son entreprise. Compte de messagerie pro inclus dans les offres internet des opérateurs de téléphonie d’entreprise.
Aucun email dans ma boite mail : Passez à l’Inbox Zero !
Comme son nom l’indique, cette méthode de gestion de votre messagerie consiste à ne laisser aucun message dans sa boîte de réception. Euh, vous rêvez debout là ? C’est au journaliste américain Merlin Mann que l’on doit cette méthode. Elle s’inscrit dans la philosophie de la méthode de productivité GTD (Get Things Done) théorisée par le consultant David Allen.
Vous imaginez aisément les avantages liés à la méthode Inbox Zero :
Tranquillité d’esprit
Le principe est simple : tant que vous avez des messages non-lus, non traités, en attente de traitement dans votre boite mail, cela vous occupe l’esprit et vous empêche de vous concentrer sur vos tâches courantes et de travailler sereinement.
Motivation
Voir sa boîte de réception d’emails pleine à craquer – contenant des dizaines voire centaines de messages dont les expéditeurs attendent une réponse ou une action de notre part est ULTRA dé-motivant. Une boîte de réception vide est à contrario réconfortant … « Oui, je maîtrise la situation ! ».
Temps
Lire un mail, le remettre en non-lu, repasser en revue sa boite plusieurs fois par jour. Nous en avons tous conscience, le traitement des courriels est un processus chronophage. Et, le temps c’est de l’argent !
Efficacité
Bien que cela semble une bonne idée, conserver les messages en attente de traitement dans sa boîte de réception n’aide pas à se souvenir. Quoi qu’il arrive, les messages importants sont noyés.
Cela vous semble impossible ? L’élément essentiel de cette méthode est de se détacher de la crainte de supprimer un e-mail important. Commencez par faire du rangement dans votre boîte de réception et essayez !
Bien gérer ses emails : Pensez d’abord aux autres
Si l’implosion de votre boîte de réception est devenue votre pire cauchemar, dites-vous bien que cela doit aussi être celui des autres.
Fournisseurs, clients, collègues…. ne leur faîtes pas ce que vous ne voulez pas que l’on vous fasse.
Arrêter de “répondre à tous” systématiquement. Voici le meilleur moyen de remplir les messageries de ceux avec qui vous travaillez. La fonction “Répondre à tous” doit être utilisée si et seulement si, tous les destinataires sont vraiment intéressés ou concernés par la réponse. C’est un peu le principe me direz-vous ! Chaque email envoyé ne nécessite pas une réponse. Lorsque vous êtes en copie d’un mail, copie cachée ou non d’ailleurs, destiné à quelqu’un d’autre, abstenez-vous d’y répondre. Il s’agit souvent juste d’un mail “FYI” For Your Information. Épargnez à vos destinataires (et épargnez-vous) les messages qui n’apportent rien « Ok, bien reçu » ou « Merci, bon week-end ».
Gardez votre énergie pour les sujets qui le nécessitent réellement : répondez dans les temps avec justesse et vos destinataires sauront vous le rendre.
Des emails droit au but = productivité augmentée
Simplifiez la vie de vos destinataires en choisissant l’objet du mail avec soin. Il doit donner l’envie de lire le mail et indiquer directement son contenu ou action à entreprendre. Le contenu de votre email doit également en tant que tel aller à l’essentiel. Rappelez le contexte si besoin et envoyez les documents en pièce jointe plutôt que dans le corps du mail. Ainsi, ils seront plus faciles à télécharger et à conserver.
A présent, vous êtes maintenant prêts pour devenir les rois de la gestion des emails… Envoyez-nous un email pour nous le dire 😉
