Qui dit PME ou TPE dit souvent sous-équipement en termes de telecom pro et d’outil téléphonique. Par peur d’exploser votre budget ou simplement car vous imaginez que la dimension de votre société ne nécessite pas de s’équiper d’une offre téléphonie fixe pro comme des entreprises plus grandes qui génèrent plus de trafic que vous.
À tort, car il existe bon nombre de solutions peu coûteuses voire déjà existantes dans votre offre actuelle dont vous ne profitez pas et qui vont vous permettre d’optimiser votre équipement téléphonique.
Mais également de donner une image plus professionnelle à votre entreprise et ainsi booster votre communication et vos ventes en un rien de temps. Vous voulez savoir comment ? Suivez le guide !
1 – Répondeur téléphonique : votre allié de choc
La première chose à mettre en place si vous êtes peu équipé en telecom pro, c’est la messagerie vocale.
Cet outil on ne peut plus simple à utiliser va vous permettre d’enregistrer votre message d’accueil bien sûr, mais pas que ! Grâce au répondeur, vous avez la possibilité de donner des informations sur votre société et de rassurer le client en lui confirmant via votre annonce d’accueil qu’il est bien dans la bonne entreprise.
Donnez vos horaires d’ouvertures, expliquez que vous êtes indisponible pour le moment ou exceptionnellement de telle heure à telle heure, et pourquoi pas en profiter pour vous faire de la publicité en parlant de vos différentes offres et de vos promos du moment.
Non seulement votre client saura que son appel sera retourné dans les plus brefs délais mais vous élargissez également le champs des possibles en proposant des offres auxquelles il n’avait peut être pas pensé.
Grâce à la mis en place de votre messagerie vocale vous mettez toutes les chances de votre côté pour ne plus rater d’appels et montrer à vos clients que vous êtes soucieux de l’image et du sérieux de votre entreprise.
2 – Soyez sûrs de votre débit internet
Que vous souhaitiez conserver votre offre actuelle ou que vous envisagiez de changer de solution, il est important que vous sachiez quel est votre débit Internet pro. Quel rapport me direz-vous…
C’est très simple: vous avez choisi un FAI qui vous a fourni une box donc un accès à Internet et donc la plupart du temps, la ligne téléphonique qui va avec. Si votre débit Internet est faible et lent, alors vous vous exposez à des coupures de lignes fréquentes et désagréables lorsque l’on est en pleine conversation. Ou carrément à une coupure totale de votre ligne téléphonique.
Et qui dit coupures, dit pas de téléphone ou d’Internet afin de communiquer. Résultat, vous perdez un nombre considérable d’appels et vos clients mécontents iront voir la concurrence, sûrement mieux équipée et plus réactive.
En pratique: Vous êtes un professionnel, équipé d’un TPE (terminal de paiement électronique) mais vous possédez uniquement une ligne analogique. Cette solution vous oblige à utiliser la télétransmission et de ce fait, génère un coût vers des numéros spéciaux qui font grimper vos factures.
Alors que si votre débit est suffisamment rapide, vous pouvez demander à votre banque un raccordement du TPE sur la box et ainsi ne plus utiliser une ligne analogique qui va générer des frais inutiles.
Avoir un bon débit, c’est être sûr de pouvoir travailler sereinement, dans des conditions optimales et qui renverront une image positive de votre entreprise.
3 – Misez sans hésiter sur une seconde ligne téléphonique
Cette pratique est l’une des plus économique qui soit et elle va vous éviter de perdre des appels et par conséquent, des clients. Mettre en place une seconde ligne signifie que vous serez en mesure de répondre à un autre client et ce, même si vous êtes déjà en communication.
C’est l’outil le plus économique avec le répondeur et bien que l’on se dise souvent qu’on n’a pas le budget, il faut comprendre que ce type d’investissement minimum vous fait gagner en crédibilité.
Bon nombre de petites entreprises avec leur équipement actuel, ne savent même pas qu’un autre client a tenté de les joindre lorsqu’ils sont déjà en ligne et ne se rendent pas compte de la perte de chiffre d’affaire que cela implique.
Sur une moyenne de 30 appels par jour, à raison de 2 minutes par appel, sans répondeur et sans deuxième ligne cela équivaut à une heure par jour où vous n’êtes pas joignable. Donc sur 8 heures ouvrées, le calcul est simple: c’est un huitième de votre chiffre d’affaires qui est perdu.
Mettre en place une 2e ligne téléphonique, c’est donner de vous une image plus professionnelle et cela vous garantit de perdre moins d’appels, donc moins de clients et donc moins de chiffre d’affaire.
4 – Pensez au fax dématérialisé
Si votre activité implique la gestion de fax, cette solution à la portée de toutes les bourses va réduire considérablement votre consommation de papier et d’encre.
En effet le fax dématérialisé vous permet de visualiser par mail les fax au lieu de devoir les imprimer. L’impression de fax coûte énormément d’argent en terme de toner et de papier et en fin d’année le budget consacré à ces consommable représente un coût conséquent dont vous pourriez vous passer.
Il faut savoir que 80 % des impressions sont des publicités ou du démarchage, ce qui est relativement inutile. Grâce à la mise en place du fax dématérialisé, vous économisez de l’argent car vous n’imprimez que ce qui est nécessaire mais aussi du temps car tout se fait depuis votre PC.
Et c’est sans compter sur le fait que cette solution vous rend écoresponsable, fini le gâchis de papier et d’encre.
5 – La sélection directe à l’arrivée
Quezako ? La sélection directe à l’arrivée ou SDA vous permet de désengorger votre unique numéro en créant différents numéros qui seront attribués aux divers départements de votre entreprise. C’est là aussi une solution très peu coûteuse qui offre à votre client la possibilité d’arriver directement dans le département souhaité et ainsi lui évite d’être baladé de service en service et d’avoir à répéter sans cesse sa demande.
En pratique: vous pensez souvent ne pas avoir un gros budget communication comme dans certaines grosses boîtes, mais même dans les petites entreprises, le budget com’ à l’année est d’environ 5000 €.
Par exemple 2000 € pour votre site internet, 1000 € pour l’affichage publicitaire dans la rue, 1000 € pour des Flyers et 1000 € pour un événement ou un salon pro.
Malgré cela, la plupart des entreprises ne sont pas capable de dire quel a été le support de communication le plus efficace au final.
En attribuant une SDA à tel ou tel support de communication, vous pourrez vous rendre compte rapidement lequel de ces supports a généré le plus d’appels et le plus de clients. Et à contrario, celui qui vous coûte de l’argent et qui génère peu ou pas de retour. Avec la mise en place de la SDA, vous gagnez en crédibilité et en image de marque ainsi votre client est satisfait et il fera passer le message autour de lui.
Dimensionner votre téléphonie et l’organiser de manière efficace, va vous permettre de comprendre si vous fonctionnez de la bonne manière et ainsi de mettre en place des solutions adaptées à vos besoins.
6 – Les statistiques, pas uniquement pour les grandes entreprises
Un outil de statistiques va vous permettre de savoir comment sont traités les appels par vos collaborateurs et de mesurer le trafic de votre entreprise en toute sérénité.
Grâce à cette solution, vous allez pouvoir analyser qui, de vos collaborateurs passe le plus d’appels, qui en reçoit le plus, le temps de communication de chacun et de manière générale analyser l’activité téléphonique de votre société.
En pratique: vous êtes une petite agence immobilière, vous souhaitez mesurer votre chiffre de retour qui n’est peut être pas satisfaisant et être en mesure de de comprendre si le problème vient de l’activité ou des compétences.
7 – 1 combiné sans fil c’est bien, 2 combinés c’est mieux !
Voici une autre solution ultra simple et peu coûteuse:
l’ajout d’un deuxième combiné sans fil, tout simplement.
Le combiné unique est souvent situé près de la personne en charge du téléphone mais si elle n’est pas disponible ou si elle est absente, cela vous oblige à courir d’un bout à l’autre afin de pouvoir prendre les appels.
Et parfois, vous n’êtes même pas en mesure d’entendre l’appel.
En ajoutant simplement un deuxième combiné sans fil, vous ne perdez plus d’appels et votre image de marque n’est pas ternie du fait que vous ne pouvez pas répondre et que les clients n’arrivent jamais à vous joindre après 16h par exemple.
Autre avantage d’être équipé de deux combinés, vous allez pouvoir utiliser un autre outil extrêmement pratique et qui ne coûte rien: le transfert d’appel. Ainsi, pas besoin d’être équipé d’un standard de pointe car avec deux combinés vous avez la possibilité de transférer l’appel d’un poste vers l’autre en interne sans stress.
Plus besoin de courir dans tous les sens et de mettre en attente le client, parfois sans musique, le temps de trouver la personne concernée.
Le bouche-à-oreille fonctionne majoritairement grâce à l’accueil et au temps de réaction d’une entreprise. Être équipé en fonction de la taille de votre société et utiliser des outils simples vous rend cohérent et professionnel. Ainsi vos clients passent le mot autour d’eux et vous rendent populaires.
8 – L’annuaire, aux abonnés absents…
Voilà encore un autre outil d’une facilité enfantine à mettre en place et qui ne va rien vous coûter.
Pensez tout simplement à programmer votre annuaire téléphonique. Cela ne vous prendra que quelques minutes pour construire une relation de confiance avec vos meilleurs clients. Lorsque votre client appelle et que le contact est enregistré, automatiquement son numéro de téléphone s’affiche et vous adaptez naturellement votre accueil.
Les clients fidèles ou les fournisseurs adorent ça ! Ils se sentent reconnus et donc bien accueilli.
En termes de gain de temps, vous allez également sentir la différence. Plus besoin de rechercher sans cesse le numéro sur une carte de visite qui traîne au fond d’un tiroir ou sur une facture rangée dans un classeur pas toujours à portée de main.
9 – Renvoi d’appel, restez joignable à tout moment
Cette dernière solution simple et efficace, vous permet d’être joignable même si vous êtes en déplacement et que vous attendez un appel important par exemple.
En activant le renvoi d’appel, votre client appelle sur le numéro de votre société et sera automatiquement redirigé vers votre portable ou un autre numéro de votre choix afin d’être joignable en toutes circonstances.
Comme pour le transfert d’appel, ces fonctions sont disponibles dans toutes les offres, même les plus simples.
Avec toutes ces solutions de téléphonie fixe pro, vous voyez qu’il n’est pas nécessaire d’être classé au CAC40 pour se comporter comme une société haut de gamme et adopter les bonnes pratiques qui feront de vous un professionnel respecté et reconnu dans votre secteur.
Gardez en tête qu’il existe bon nombre de solutions peu coûteuses ou déjà existantes dans votre offre de téléphonie qui ne sont simplement pas exploitées.
Il vous faut juste prendre quelques minutes de votre temps pour les mettre en place et ainsi ne plus perdre d’appel, gagner plus de clients et donner une bonne image de votre entreprise.
