Impossible de gérer efficacement un déménagement si l’on s’y prend au dernier moment. Pour bien s’organiser et éviter tout stress inutile, on vous donne la checklist et le retro planning des tâches à bien garder en tête !
1- Anticiper le déménagement
Avant toute chose, on doit se préparer. Et pour ça, plusieurs mois avant le déménagement, on fait une liste de tous les éléments qui vont être impactés (coordonnées, contrats, abonnements, matériel, etc.), et on commence par les numéros de téléphone. Eh oui, imaginez ce qu’il peut se passer s’ils viennent à changer… Au moins, ça évitera de perturber vos clients et fournisseurs ! On doit donc veiller à les conserver tous, à moins d’un changement de région (et donc d’indicatif). Dans ce cas, on devra modifier l’ensemble des différents numéros de téléphone fixe comme le standard, le SAV, le service commercial, la hotline, etc.
Pour le reste, l’idéal est d’établir un planning détaillé qui contiendra notamment les tâches à effectuer, toutes les démarches à réaliser et les interlocuteurs à prévenir. On n’oublie pas de fixer des dates et de nommer des responsables pour chacune des tâches. Avec ça, vous aurez une vision globale et la possibilité d’obtenir des devis précis auprès des déménageurs.
Et pour terminer, en ce qui concerne le parc informatique : on vous conseille de faire appel à votre opérateur qui réalisera un inventaire et s’occupera du transfert dans les nouveaux locaux. Beaucoup plus simple à gérer avec l’appui de spécialistes, que tout seul !
2- Avant le départ, prévenir les collaborateurs et les clients
En déménageant, on change les habitudes de travail et cela peut occasionner du stress chez vos collaborateurs. Alors, pour l’éviter, on veillera d’abord à communiquer, quelques mois avant le départ, en interne et auprès des représentants du personnel (s’il y en a).
Autres personnes essentielles à prévenir, à J-30 : les fournisseurs et notamment votre opérateur. Pour ça, le mieux, c’est de prendre un RDV. Comme ça, vous pourrez anticiper une éventuelle interruption de service avec votre standard téléphonique, le SAV, etc. Eh oui, le téléphone, c’est sacré !
Mais il faut aussi penser à prévenir vos clients, vous éviterez ainsi d’éventuels retards que ce soit dans les livraisons, les paiements, les réponses aux emails, etc. En bref, beaucoup de choses à penser quoi !
Enfin on pense aussi aux administrations. À J-20, on appelle l’assureur pour la modification du contrat. Et on n’oublie pas de prévenir la sécurité sociale, l’Urssaf, la caisse de retraite, le Centre des impôts et la Trésorerie principale. Si vous avez des véhicules pros, pensez à procéder aux modifications d’usage (adresse, carte grise, etc.).
À J-10, on s’occupe des changements d’adresse et on contacte la préfecture pour l’immatriculation de la société et la modification du Kbis.
3- Organiser le déménagement
Pendant le déménagement, on doit évidemment veiller à assurer la continuité des services, à commencer par le réseau téléphonique mobile pour que les collaborateurs de l’entreprise restent joignables sur leur smartphone ou mobile, ou encore l’accès aux données dans le cloud (comptabilité, fichier client, coordonnées, agenda, etc.). Mais attention, on doit prévenir le prestataire, suffisamment en avance. Ben oui, y penser le jour-J, c’est un peu tard ! En revanche, pensez à vérifier que chaque personne a bien fait son travail à temps. Ça vous permet surtout d’être sûr que tout soit prêt quand vous arriverez !
4- Vérifier que tout s’est bien passé, informer les clients
Vous êtes enfin bien installés dans vos tout nouveaux locaux ? Votre prestataire a pu réaliser les branchements et activer tous les postes de travail, ainsi que les serveurs informatiques et les lignes téléphoniques ? On veille donc à ce que tout fonctionne et que rien ne manque (matériel, fournitures…). Ensuite, on préviendra les clients et les fournisseurs de l’emménagement.
Et avec ça, vous êtes fin prêt à assurer parfaitement votre déménagement, sans oublier de démarches et en gagnant du temps !
