La communication interne est aujourd’hui un enjeu majeur pour les TPE et les PME. Comment partager des documents en toute sécurité ? Comment optimiser les échanges de savoir-faire et comment synchroniser les échanges ?
Découvrez dans cet article nos conseils pour choisir vos outils collaboratifs et faciliter la communication et les échanges au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Avant de découvrir les différents outils, il convient de savoir de quoi il s’agit lorsque l’on aborde le sujet de la collaboration sur le cloud.
Une plateforme collaborative est un système informatique ou une application logicielle qui permet de travailler en réseau. L’objectif est de favoriser le partage des informations en interne (mais aussi avec les clients) afin de résoudre les problèmes de manière plus efficace.
Les fonctionnalités proposées par les plateformes collaboratives sont généralement les suivantes :
- Partage de fichiers
- Groupes de discussion
- Messagerie collaborative
- Live chat
- Gestionnaire de listes et tâches
- Calendrier partagé
Au vu des bénéfices offerts par les plateformes collaboratives sur le cloud, il est fort probable que ces fonctionnalités continuent de susciter l’engouement des entreprises dans les années à venir. Mais que permettent ces outils ?
Les avantages pour les entreprises
Les plateformes collaboratives permettent de gérer l’activité des clients et des équipes dans un espace partagé sécurisé, même lorsque les membres ne sont pas physiquement présents au sein d’une même pièce.
Cette manière de travailler offre une perspective nouvelle aux entreprises. Les TPE et les start-up sont les premières à bénéficier de ces outils puisqu’ils offrent aux employés souplesse, gains de temps et d’argent.
Parmi les avantages, on citera la possibilité de :
- Co-éditer, partager, discuter et gérer le contenu au même endroit (applications basées sur le cloud) ;
- Synchroniser les documents afin que tous les membres disposent de la dernière version ;
- Collaborer en toute sécurité avec les clients et les partenaires ;
- Ne pas manquer de rendez-vous grâce à la synchronisation des agendas.
Les outils ne font pas tout !
Evidemment, il ne suffit pas d’avoir une multitude d’outils à disposition pour rendre le travail plus productif. Encore faut-il savoir les utiliser et choisir les bons !
De plus, le succès réside souvent dans la bonne volonté et l’implication des membres à utiliser ces outils. Pour cela, tous les membres de l’équipe doivent prendre part au projet et s’investir.
Quelques outils de collaboration
1) Agendas collaboratifs
Ces outils permettent de créer des agendas partagés en ligne pour chacun de vos projets. Les applications sont nombreuses et généralement efficaces, mais n’offrent pas toutes la possibilité de synchroniser les informations avec les agendas des autres membres de l’équipe.
En version gratuite, Google Agenda est relativement efficace, facile à configurer et à utiliser. D’autres outils méritent également d’être découverts, comme Wimi et Sunsama (en version payante).
2) Les outils collaboratifs en ligne de Google
Google Drive
Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne qui propose 15 go de stockage gratuits à tous ses utilisateurs. Il est disponible sur ordinateur et sur smartphone. Pour l’utiliser sur différents appareils, il suffit d’avoir un compte Google et de synchroniser ses comptes. Les documents stockés sur Drive sont partageables et éditables en version « doc ».
Google Docs, Google Sheets et Google Slides
Google Docs permet de créer des documents et de travailler à plusieurs dessus, à partir de son ordinateur, de son téléphone ou de sa tablette Android.
Les documents peuvent être modifiables en ligne par tous les membres de l’équipe ayant accès à la fonction « modification », et partageables sur le cloud via Drive.
3) Messagerie collaborative
Neoconnect
Neoconnect est une solution de communication unifiée proposée par le fournisseur de services de télécommunication Paritel. Souple et intuitive, la plateforme offre en plus le partage de documents et permet une expérience de travail collaboratif avancée. Son principe consiste à disposer d’une interface dédiée et unique pour votre fixe, votre mobile et votre ordinateur. Voici les différentes fonctionnalités que permet Neoconnect : appels voix en téléphonie fixe ou mobile, messagerie instantanée, vidéoconférence, partage de documents…
Cette interface est accessible en ligne à tout moment et par l’ensemble de vos collaborateurs !
Nous espérons que cet article vous aura convaincu du potentiel des plateformes collaboratives. Et vous, quels outils utilisez-vous pour votre entreprise ?
