80% des contacts professionnels se font par téléphone, vous le saviez ? Malheureusement, l’attente via un répondeur n’est pas vraiment un moment agréable pour vos interlocuteurs alors voici quelques conseils pour changer la donne !
Comment ? En personnalisant votre accueil téléphonique pardi ! Bah oui ! Parce que le téléphone est bien souvent le 1er contact que l’on a avec une entreprise, il est important que vos interlocuteurs se fassent une bonne idée de vous ! Choisissez donc le message d’accueil qui reflètera au mieux l’identité et les valeurs de votre entreprise !
Sélectionnez les différents types d’accueil téléphonique que vous souhaitez
Avant tout chose, sachez que l’identité sonore de votre entreprise peut se décliner sur 3 types d’accueil téléphonique :
Il y a d’abord ce que l’on appelle le pré-décroché, utilisé pour limiter le nombre de sonneries ou en cas de saturation du standard. Cette fonctionnalité permet par exemple d’indiquer à vos interlocuteurs qu’ils sont bien en relation avec l’entreprise, et que leur appel a été pris en compte.
Second usage et fonctionnalité, le message d’attente téléphonique. Il a pour objectif de faire patienter vos interlocuteurs dans le cas d’un double appel, ou d’un transfert d’appel. Pendant ce laps de temps, n’hésitez pas à diffuser des informations sur les offres, produits, services, ou sur l’actualité de votre entreprise.
Enfin, on n’oublie pas l’annonce répondeur qui accueille vos interlocuteurs lorsque votre entreprise est fermée. On l’utilise donc pour indiquer les horaires d’ouvertures, les informations utiles et éventuellement un numéro d’urgence. On pourra également en profiter pour inviter les interlocuteurs à se rendre sur le site Internet de l’entreprise, à envoyer un email, etc.
Choisissez la musique d’attente qui vous ressemble
Pour bénéficier des avantages d’un répondeur efficace, n’hésitez pas à choisir une musique qui reflète bien votre identité (discrète, dynamique, etc). Il faut également qu’elle soit adaptée à votre activité, au profil de vos clients, etc.
L’opérateur qui gère vos services de communication peut vous proposer des musiques qui vous correspondent. Vous n’aurez qu’à définir votre choix selon différents filtres (métier, tempo, genre musical, etc). Notez que ces musiques doivent bien entendu être libres de droits si vous ne souhaitez pas avoir de frais annexes !
En ce qui concerne le message, sachez que des acteurs professionnels peuvent être mis à votre service pour enregistrer votre message en studio. Résultat ? Un message d’accueil digne des plus grands groupes et, vous savez quoi ? Vous n’aurez même pas besoin d’hypothéquer vos locaux pour en profiter, puisqu’aujourd’hui les tarifs pour ce genre de prestations sont très économiques ! Alors, elle est pas belle la vie ?
Enfin, sachez que vous avez la possibilité de choisir une musique d’attente différente pour chaque type d’accueil téléphonique (pré-décroché, attente et répondeur). Cela vous permettra de transformer votre standard en véritable centre d’appel !
Tirez profit du temps d’attente en communiquant sur votre entreprise
Vous l’aurez compris, il est impératif de choisir une musique et un message adapté. Mais vous pouvez faire encore mieux ! Comment ? En profitant de ce moment d’attente pour communiquer sur votre entreprise (informations, actualité, produits, services, etc). Là encore, n’hésitez pas à prendre contact avec votre opérateur qui vous aidera et vous accompagnera pour mener à bien cette tâche. Celui-ci peut vous proposer des messages prédéfinis ou personnalisés.
Enfin, on notera que selon les dernières études, 80 % des entreprises changent leurs messages ou musiques d’accueil, au moins 4 fois par an. On vous recommande de procéder à ces changements pendant les vacances scolaires, en fin d’année et en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise. C’est la garantie d’une image dynamique et toujours très professionnelle !
Et voilà, vous êtes maintenant paré pour accueillir vos interlocuteurs de la meilleure façon !
