Quel que soit votre secteur d’activité, s’il y a bien quelque chose à ne pas prendre à légère, c’est votre équipement téléphonique !
Et que vous soyez garagiste, médecin ou encore agence immobilière, il est clair que vous n’avez pas tous les mêmes besoins en matière de téléphonie professionnelle.
Fidélisation clients, conquêtes de nouveaux prospects mais aussi communication efficace avec vos collaborateurs, autant d’utilisations essentielles au développement de votre activité.
Vous êtes beaucoup à penser qu’il n’est pas nécessaire de passer par une offre téléphonique “pro”, préférant garder votre offre “grand public” par souci d’économie ou simplement par manque d’information.
S’équiper d’une téléphonie professionnelle de pointe ne vous demande pas forcément d’être un as des nouvelles technologies, ni d’y passer tout votre budget.
Quel type de téléphonie pro, quelles solutions et pour quel type d’entreprise ?
Voyons tout cela plus en détails.
La téléphonie professionnelle et les commerces de proximité
Pour vous, l’important c’est d’être au plus près de vos clients.
Les servir, être à leur écoute, leur vendre des produits ou des services de qualité.
En somme, créer une relation de confiance et de proximité.
Et la téléphonie professionnelle ma foi, c’est un peu le cadet de vos soucis !
En tant que petit commerçant, vous disposez souvent de votre box avec une ligne téléphonique unique, d’une connexion à Internet, d’un terminal de paiement électronique qui vous permet d’encaisser vos clients et c’est bien suffisant.
Vous n’en êtes peut être pas conscients, mais premier point important.
Rester sur une offre téléphonique grand public alors que vous êtes un professionnel ne vous fait pas forcément faire des économies.
En effet, les écarts de prix entre une offre “grand public” et une offre “pro” sont minimes.
Les services dont vous bénéficiez avec une offre “pro” sont adaptés à votre activité, à la taille de votre entreprise et à vos besoins.
Ce qui n’est pas le cas avec une offre “grand public”.
Lorsque vous faites appel à un opérateur de téléphonie pro, celui-ci ne va pas vous proposer une solution dans un catalogue.
Un expert se déplace pour vous rencontrer et il va établir un diagnostic personnalisé selon vos besoins mais également selon vos contraintes.
En tant que commerçant ou artisan, prenez le temps de recevoir votre opérateur pour optimiser au mieux votre téléphonie professionnelle et les dépenses qui vont avec !
Deuxième point, en étant mal équipé, vous ne travaillez pas de manière optimale et vous perdez du chiffre d’affaire.
Pourquoi ?
C’est très simple: Vous êtes garagiste, vous disposez d’une ligne téléphonique unique. Vous êtes déjà en communication, et un autre client cherche à vous joindre afin de prendre rendez-vous pour une révision ou un contrôle technique.
Vous entendez le “bip” mais vous vous dites que la personne rappellera.
Sachez que vous avez faux sur toute la ligne (c’est le cas de le dire) !
La majorité des clients souhaitent une réponse rapide et si ce n’est pas le cas, ils iront voir ailleurs afin de trouver satisfaction.
Multipliez le nombre de “bip” par le nombre de prestations perdues, le calcul est vite fait.
C’est donc autant d’appels que vous ne souhaitez pas voir filer simplement car vous êtes peut être mal équipés en téléphonie professionnelle.
Que faire me direz-vous ?
C’est très simple, plusieurs solutions peu onéreuses s’offrent à vous et elles vont vraiment faire la différence.
- La messagerie vocale: c’est LE b.a.-ba afin de ne pas perdre un client potentiel. Vous n’êtes pas en mesure de prendre un appel, activez simplement la messagerie vocale !
Dans le message d’accueil, invitez bien sur le client à vous laisser un message mais donnez aussi un maximum d’informations. À savoir, le nom de votre entreprise, les horaires d’ouverture, un numéro en cas d’urgence…
Ainsi le client est rassuré, satisfait et sait que vous allez revenir vers lui au plus vite. Votre image de marque est préservée.
- Le double appel: cette pratique va enfin vous permettre de prendre deux appels à la fois. Si vous êtes déjà en ligne, vous faites simplement patienter votre client et êtes en mesure de dire à l’autre personne que vous allez revenir vers elle au plus vite.
Autre avantage non négligeable de cette solution, c’est de garantir la réception de fax ou le paiement via votre TPE. Grâce au double appel, vous pouvez recevoir un appel ou le fax entrant d’un client et en même temps, encaisser sans problème la personne en face de vous.
- Un deuxième combiné sans fil: Le combiné unique est souvent situé près de la personne en charge du téléphone mais si elle n’est pas disponible ou si elle est absente, cela vous oblige à courir d’un bout à l’autre afin de pouvoir prendre les appels.
En ajoutant simplement un deuxième combiné sans fil, vous ne perdez plus d’appels et votre image de marque n’est pas ternie du fait que vous ne pouvez pas répondre.
Autre avantage d’être équipé de deux combinés, vous allez pouvoir utiliser un autre outil extrêmement pratique et qui ne coûte rien : le transfert d’appel. Ainsi, pas besoin d’être équipé d’un mini standard car avec deux combinés vous avez la possibilité de transférer l’appel d’un poste vers l’autre en interne, sans stress.
- La mise en attente : c’est une très bonne alternative car vous allez pouvoir opter pour une musique à l’image de votre société (fini les 4 Saisons de Vivaldi !) et là aussi, en profiter pour vous faire de la publicité: donnez l’adresse de votre site web, énoncez les autres services que vous proposez ou encore les offres en cours.
Vous l’aurez compris, l’accueil téléphonique est primordial, il est donc nécessaire d’adapter votre offre téléphonique et vos outils à votre activité afin de renvoyer une image professionnelle.
Le premier appel est souvent décisif et le client se fait très rapidement une image de vous, de votre entreprise suite à ce premier contact.
Mettre en place une téléphonie professionnelle, c’est donner une image positive de votre société, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour augmenter votre chiffre d’affaire et ne plus perdre aucun appel.
La téléphonie professionnelle et les TPE
Vous travaillez dans une structure de moins de 10 salariés, vous recevez et passez bon nombre d’appels par jour mais malgré tout, vous êtes également toujours sur une offre “grand public”, estimant que votre environnement de travail ne nécessite pas de passer vers une offre pro.
Sachez tout de même qu’une petite entreprise de 3 à 9 salariés peut recevoir entre 40 et 50 appels en moyenne par jour. Simplement car 50 % de l’activité passe par le téléphone.
Ça fait réfléchir non ?
Rappelez-vous que la téléphonie d’entreprise n’est pas forcément beaucoup plus chère que la téléphonie “grand public” et que grâce à ces offres sur-mesure, vous allez pouvoir mettre en place des solutions efficaces et adaptées à vos besoins.
Vous vous rendez compte également de certains dysfonctionnements à cause de votre outil téléphonique ou de la façon dont votre trafic est géré et cela commence sérieusement à vous agacer !
Votre téléphonie pro doit être à l’image de votre société, de votre secteur d’activité et de vos besoins.
Là aussi, il existe des solutions pour vous simplifier la vie.
- Le décrochage automatique de l’appel ou “pré-décroché” : ce système explique simplement au client, via une assistante virtuelle, qu’il est bien arrivé dans votre société et que son appel va être pris en compte.
Patienter en toute sérénité, ça n’a pas de prix et c’est surtout un réel levier d’acquisition de nouveaux clients, puisque vous ne perdrez plus aucun appel entrant.
- L’aboutement et la mise en relation: l’aboutement d’appel aussi appelé “filtrage secrétaire” est très utile si vous êtes gérant d’une entreprise et que vous passez beaucoup de temps à l’extérieur. En effet, l’aboutement permettra de transférer automatiquement vos appels sur une autre ligne de votre entreprise.
Vos collaborateurs pourront filtrer vos appels et s’ils jugent que l’appel est important, ils mettront le client en attente et vous appelleront sur votre mobile pour savoir si vous acceptez de prendre l’appel. Si c’est le cas, votre client sera directement mis en relation avec votre mobile où que vous soyez.
- Le CTI: ou le Couplage Téléphonie Informatique. Cette fonction bien pratique vous permet de contacter directement vos clients depuis votre ordinateur. Dans votre base de données, vous cliquez sur le numéro de votre client et il est directement composé ! A l’inverse, quand un client vous appelle, sa fiche remonte directement sur votre écran et cela vous rafraîchit la mémoire en quelques secondes !
- La SDA: ou la Sélection Directe à l’Arrivée vous permet de désengorger votre unique numéro en créant différents numéros qui seront attribués aux divers départements de votre entreprise.
C’est là aussi une solution très peu coûteuse qui offre à votre client la possibilité d’arriver directement dans le département souhaité et lui évite ainsi d’être transféré de service en service et d’avoir à répéter sans cesse sa demande.
Autre point, non-négligeable, peut-être avez-vous commencé votre activité avec 2 collaborateurs mais aujourd’hui vous êtes 4. Grand bien vous fasse !
Mais avouez que le trafic en terme d’appels entrants et sortants n’est plus le même. Et que vous êtes légèrement débordé…
Il se peut que votre offre commerciale et que votre outil téléphonique aient été mis en place à un moment donné et que les deux ne soient plus au goût du jour.
Basculer vers une offre de téléphonie pro c’est vous offrir un véritable suivi, avec des visites qui permettront de réadapter votre outil téléphonique par rapport aux innovations technologiques du marché ou à l’évolution des besoins de votre entreprise et bénéficier de solutions qui boostent votre chiffre d’affaire et votre image de marque.
La téléphonie professionnelle et les PME
Vous êtes une PME, vous êtes déjà bien établi dans votre secteur d’activité et vous êtes enfin passé à une offre de téléphonie d’entreprise.
Votre offre actuelle vous satisfait plus ou moins, mais surtout vous vous rendez compte qu’il vous manque quelque chose et vous ne sauriez dire ce que c’est.
Des services, du matériel, des outils…
N’hésitez pas à solliciter votre opérateur pro !
Grâce à son expertise et à son savoir-faire, il sera en mesure d’évaluer ce qu’il vous manque et de vous proposer des outils répondant à vos besoins.
Par exemple:
- L’outil de statistiques: cet outil va vous permettre de savoir comment sont traités les appels par vos collaborateurs et de mesurer le trafic de votre entreprise en toute sérénité.
Grâce à cette solution, vous allez pouvoir analyser qui, de vos collaborateurs passe le plus d’appels, qui en reçoit le plus, le temps de communication de chacun et de manière générale analyser l’activité téléphonique de votre société.
- Le standard automatique: La standardiste a souvent pour rôle unique de transférer les appels en interne aux différents collaborateurs.
Certaines de leurs tâches pourraient être automatisées afin qu’elles puissent réaliser d’autres missions à plus forte rentabilité pour votre entreprise versus une simple réception et transfert d’appels.
Grâce au standard automatique vous pourrez mettre en place un système qui dirait “Bonjour et bienvenue chez Immo Bilier, vous souhaitez joindre un expert concernant votre dossier ? Pour être mis en relation avec Monsieur X tapez 1, Monsieur Y, tapez 2, Madame W, tapez 3…”.
Faire appel à votre opérateur pro, c’est la garantie de vous adresser à un interlocuteur qui connaît vos besoins, vos contraintes, vos problématiques et qui saura vous apporter des solutions clé en main.
Et c’est sans compter qu’en cas de pépin, une équipe technique est à votre service 24/7.
Vous l’aurez compris, la téléphonie professionnelle est au cœur de votre entreprise et ce, peu importe la taille et le secteur d’activité.
C’est via cette téléphonie d’entreprise que vous générez des clients, du chiffre d’affaire, véhiculez une bonne image de marque.
Choisir de travailler avec les bons outils ne peut être qu’une valeur ajoutée pour votre entreprise. Vous êtes un professionnel, optez pour des solutions qui vous ressemblent !
