Les affaires fleurissent et vous allez recruter de nouveaux collaborateurs ?
Ou vous commencez votre activité et vous vous posez la question de votre raccordement téléphonique ?
La téléphonie est l’outil de communication indispensable des entreprises.
Entre Voix sur IP, téléphonie analogique, standard téléphonique, forfaits mobile professionnels, convergence fixe – mobile, l’offre en téléphonie est large et les possibilités variées.
Alors comment bien choisir votre système de téléphonie professionnelle ?
Pour ne pas être pris au dépourvu, il est essentiel de bien réfléchir en amont à ses besoins pour choisir la meilleure solution de téléphonie professionnelle.
#1 – Le standard téléphonique analogique
La ligne téléphonique analogique, c’est la ligne de téléphone “traditionnelle” qui passe par le courant électrique.
Toute une histoire de bobines, de fil électrique et d’aimants…
Encore très largement utilisée par les entreprises, avec la téléphonie analogique, vous ne pouvez recevoir qu’un appel à la fois.
Si vous n’avez besoin que d’une ou deux lignes professionnelles, un petit comparatif des offres de téléphonie fixe professionnelle devrait vous aider à vous y retrouver.
Communications à l’international incluses, appels illimités sur les fixes et les mobiles 24H/24 et 7j/7, portabilité du numéro sont quelques-unes des caractéristiques à prendre en considération avant de vous lancer.
Toutefois, si vous êtes déjà en ligne, votre correspondant sera rebasculé vers votre messagerie vocale.
C’est de ce constat que sont nés les standards téléphoniques (PABX). Installer un standard téléphonique, c’est bénéficier de plusieurs fonctionnalités :
- Numéro principal d’accueil qui sert à rediriger vos interlocuteurs sur vos autres lignes
- Boîte vocale
- Musique d’attente personnalisable
- SVI (exemple message du type “En tapant 1 : Service Marketing, en tapant 2, Service Commercial… “)
- Pré-accueil lorsque toutes vos lignes sont occupées
- Renvoi, transfert d’appels et pré-décrochage
Achat, location, externalisation : Quel standard téléphonique choisir ?
La première question est de savoir si vous souhaitez que votre réseau soit physiquement présent dans votre entreprise ou à l’extérieur et cela va fortement dépendre du budget que vous souhaitez allouer à votre téléphonie fixe professionnelle.
Conseil : Si vous êtes une TPE, agence immobilière, cabinet d’architecte, commerçant, investissez davantage dans un Centrex, géré par un prestataire externe.
⇒ Pas de câblage, pas de problématique technique et un coût maîtrisé : forfait d’installation puis ensuite un abonnement mensuel en fonction du nombre de lignes.
Mais qui va gérer la réception de mes appels entrants ?
Vous avez le choix entre un accueil externe (horaires d’accueil élargis, coût réduit) ou un accueil interne (réponse personnalisée mais qui peut nécessiter l’emploi d’une standardiste).
#2 – La Ligne numérique ou ligne téléphonique IP
Avec l’avènement d’internet, la téléphonie aussi s’est mise au 2.0.
Vous avez très certainement déjà entendu parler de ToIP / VoIP ou Téléphonie sur IP / Voix sur IP.
C’est le fait de transformer la voix – non plus en signaux électriques – mais en données numériques et ainsi d’être transportée sur internet.
L’avantage principal de la téléphonie VoIP, c’est son coût !
Utilisant le réseau internet, vous ne payez plus d’abonnement à Orange mais utilisez simplement votre bande passante.
Tous les appareils étant reliés par le même protocole, les appels internes sont donc gratuits et les appels à l’étranger souvent bien moins chers qu’en téléphonie traditionnelle.
Comme vous n’êtes pas physiquement relié à une ligne téléphonique, vous pouvez continuer à utiliser votre numéro où que vous soyez.
Idéal pour rester joignable lors de vos déplacements professionnels.
Comme les standards PABX (ligne de téléphone analogique), les standards IPBX offrent de nombreuses fonctionnalités de base : transfert d’appel, boite vocale personnalisable, mise en attente, le mode conférence, etc.
Si vous avez plus d’une dizaine de ligne, vous pouvez tout à fait partir sur un central IP-PBX, sinon optez pour le service Centrex IP. Vous n’aurez ainsi pas à vous occuper de la maintenance du serveur informatique dédié à la voix sur IP.
Renseignez-vous auprès de votre opérateur de téléphonie fixe professionnelle et comparez les offres.
#3 – Les forfaits mobiles professionnels
Quelque soit la taille de votre entreprise, rester joignable en toutes circonstances est aujourd’hui une obligation.
La souscription à un forfait mobile professionnel semble de fait être une solution évidente….
Bouygues Entreprise, SFR Business, Paritel Pro… Lequel choisir ?
Quelques critères à prendre en compte avant toute souscription à un forfait mobile pro :
- La durée d’engagement
- La souplesse d’utilisation : paiement à la seconde ou ajustable, illimité ou même partagé
- La data : illimité, 3G / 4G
- Les conditions de résiliation
- La couverture réseau
- Les conditions d’échange et de garantie
- Les conditions d’assistance et de dépannage : SAV
- Les assurances : bris accidentel, vol, utilisation frauduleuse de votre mobile, etc
- Le coût des appels à l’étranger
Si vous avez plusieurs commerciaux, il vous est aussi possible de créer des flottes de mobiles.
Cela vous permettra une gestion optimisée de chaque téléphone : partage du volume de communication entre vos salariés, accès à des tarifs réduits, suivi de vos consommations online…
Conseil : Les options pour les professionnels sont plus ou moins les mêmes chez tous les opérateurs de téléphonie mobile. Pensez à bien vérifier les coûts liés à l’utilisation de la 3G / 4G, la quantité de data intégrée aux forfaits et… Faites jouer la concurrence !
#4 – La convergence fixe et mobile
Votre commercial part souvent en déplacement ? Vous partagez votre temps entre deux sites ?
Être joignable partout, tout le temps et avoir un contact permanent avec ses collaborateurs et/ou clients, c’est la base de la relation professionnelle.
Applicable à l’ensemble de vos collaborateurs, la convergence fixe mobile est le fait d’avoir un seul et même numéro pour votre téléphone fixe et votre mobile.
Au lieu de souscrire à deux abonnements téléphoniques, vous avez la possibilité de les fusionner.
Offrant une facturation unique, vous ferez baisser vos mensualités tout en augmentant votre productivité !
Conseil : Choisissez une offre de convergence fixe-mobile avec les appels illimités entre les fixes et les mobiles de la même flotte.
#5 – La communication unifiée
Mais qu’est-ce que la communication unifiée ?
Comme son nom l’indique, la communication unifiée consiste à unifier tous vos moyens de communication voix + vidéo + données via une plateforme et interface unique.
Téléphonie, VoIP, visioconférence, messagerie collaborative, mobile…. vous utilisez un seul outil pour communiquer à tout moment et où que vous soyez.
Une étude récente réalisée par le cabinet Vanson Bourne montre qu’en Europe, pour 60% des managers IT, les communications unifiées améliorent l’efficacité professionnelle et pour 45% d’entre eux, leur utilisation développe l’agilité de l’entreprise.
L’avènement des technologies Cloud ou espace de stockage à distance, a véritablement bouleversé les usages en entreprises.
En mettant en place un standard téléphonique virtuel, vos appels sont redirigés d’un numéro de téléphone virtuel sur vos téléphones fixes et smartphones.
Alors, elles ne sont pas belles toutes ces avancées technologiques ?
Installer un système de communication unifiée permet à vos collaborateurs de gagner en productivité :
- La personnalisation du numéro : un numéro unique fixe et mobile pour être joignable partout, tout le temps
- Un standard téléphonique centralisé vous permettant de paramétrer très facilement les différentes fonctionnalités (transfert ou renvoi d’appel, et…)
- La possibilité de passer un appel depuis votre ordinateur
- La synchronisation en temps réel sur tous vos supports ordinateurs, tablette et smartphone
- Une prise en charge complète de la part de votre opérateur télécom : maintenance, évolution technique de votre infrastructure, accompagnement de vos collaborateurs, etc.
Les systèmes de communications unifiées sont flexibles et permettent de s’adapter rapidement à la croissance de votre entreprise.
De plus, améliorant le travail collaboratif, vous améliorerez très certainement votre productivité.
Ayant pour volonté de vous offrir le meilleur, Paritel s’est associé à IBM pour vous proposer une offre innovante de centrex et communication unifiée, totalement pensée et conçue pour les TPE / PME.
Conseil : Le passage à la communication unifiée implique une modification des méthodes de travail pour vos employés. Faites-vous bien accompagner par votre opérateur pour prendre en main cette nouvelle technologie le plus rapidement possible.
Vous l’aurez compris, lorsque l’on sait qu’1/3 du temps de travail d’un salarié consiste à échanger, il est primordial pour une entreprise de se doter des bons outils.
Pour choisir l’offre de téléphonie la plus adaptée à vos besoins, taille d’entreprise et budget, n’hésitez pas à consulter les nombreux comparatifs d’offres en ligne et de demander conseils aux différents opérateurs de téléphonie professionnelle.
Ces experts seront ravis de pouvoir vous rencontrer et vous expliquer en détails leurs différents services et offres.
