PC, Mac, téléphonie mobile, smartphone… La palette d’outils intelligents mise à la disposition des travailleurs nomades s’agrandit de jour en jour. Les frontières de l’entreprise sont de plus en plus floues et les professionnels toujours plus connectés et de plus en plus nomades. A force d’être partout, il y a un risque d’être nulle part.
Avec la généralisation du télétravail, et les déplacements en clientèle de plus en plus fréquents, les professionnels ont besoin d’environnements et outils de travail mobiles adaptés. Pour pouvoir bouger, il faut à minima avoir des outils transportables… Exit votre tour d’ordinateur ou autre écran cathodique !
PC ou Mac portables, tablette et smartphones font partis des conditions sine qua none d’un bon travailleur nomade.
Quelques conseils pour mieux gérer votre activité à distance.
Déplacements : Passer à la téléphonie nomade
Il est bien loin le temps où on utilisait son téléphone que pour … téléphoner. Lire ses mails, consulter son agenda, échanger sur le réseau social d’entreprise, joindre une vidéo-conférence ne sont que quelques-unes des fonctionnalités que doit aujourd’hui remplir votre téléphone. Alors que vous soyez pro Steve Jobs, ou plutôt coréen, comparez les offres et trouvez votre compagnon idéal. Pour un meilleur confort de travail, certains nomades ajoutent à leur “kit de survie” une oreillette ou casque, un kit main libre ou encore un haut-parleur USB.
IMPORTANT : les smartphones sont très consommateurs d’énergie, pensez à vous doter d’une batterie de secours.
Vous souhaitez garder votre numéro de ligne mobile pour un usage strictement personnel ? Optez pour la téléphonie déportée.
La téléphonie déportée qu’est-ce que c’est ? Pour faire simple, il s’agit de recevoir ou émettre des appels de votre numéro de téléphone fixe professionnel en passant par internet. Magique non ? Et ce n’est pas tout. Ces services de téléphonies nomades proposent dans la plupart des cas plusieurs options qui vous faciliteront la vie :
– Serveur vocal ou standard virtuel
Ces répondeurs automatiques sont activables au besoin – souvent sans coût supplémentaire. Il est possible de mettre en place une formule du type « Pour joindre notre service commercial, composez le 1, pour le service technique composez le 2 … etc. »
– Service de routage d’appels
Si vous êtes absents ou indisponibles régulièrement à certaines dates ou horaires, il est possible de pré-programmer vos transferts d’appels ou encore activation de boîte vocale.
Nomadisme : Travailler de n’importe où !
Téléphone en poche, ordinateur en sacoche… vous êtes maintenant parés à gravir des montagnes. Enfin presque car sans connexion internet, vous n’irez pas bien loin dans vos dossiers. Pour rester connecté, le WIFI est votre meilleur allié. Des bornes WIFI sont maintenant disponibles dans les gares, dans certains cafés comme Starbucks, dans certains hôtels… Mais la connexion n’est pas toujours fiable !
Pour être sûr de ne pas louper THE rendez-vous pour cause de “coupure de connexion”, ayez toujours une clef 3G ou 4G de secours ou un abonnement mobile performant.
Avez-vous déjà testé les espaces de co-working ? Nés à San Francisco en 2005, ces espaces de travail partagés ont pour but de permettre aux travailleurs nomades de retrouver le confort du travail à domicile et un lien social.
Devenu un véritable mode de vie, le nomadisme fait de plus en plus d’adeptes poussant de nombreuses villes à se doter de ce type d’espace. Et on ne parle pas que des auto-entrepreneurs ou freelancer isolés.
Certaines entreprises ont même adopté ce mode de travail pour réduire les coûts, accroître la flexibilité, dynamiser la créativité de leurs employés à travers les contacts et rencontres
On compte aujourd’hui près de 11 300 espaces de co-working dans le monde !
Télétravail : Misez sur les outils collaboratifs
Intranets et extranets, réseaux sociaux d’entreprise, logiciels de suivi de projet, de nombreux outils permettent aujourd’hui de s’organiser et de maintenir le lien entre télétravailleur et entreprise. On pense bien sûr à Skype ! Ce logiciel de téléphonie IP est de plus en plus utilisé dans le monde de l’entreprise. Ses fonctionnalités de conférences téléphoniques et de tchat permettent effectivement de lever la barrière de la distance. Si les échanges par mail restent des incontournables, l’arrivée d’outils collaboratifs hébergés changent la donne. Partage de document Excel, Word, Calendrier ou encore liste de tâches… il n’a jamais été aussi simple de travailler à plusieurs sur un même projet.
Mais attention à ne pas tomber dans le piège du “je travaille tout le temps, mais je ne travaille jamais vraiment”. Organisez-vous ! Imposez-vous de plages horaires dédiées à telle ou telle mission. Au quotidien, il est encore plus important de se fixer des objectifs, garder le cap, s’encourager et constater les progressions.
Organisez-votre temps de travail, planifiez… et faites de vraies pauses.
Beaucoup pensent que le télétravailleur passe ses journées à rêvasser. Pas du tout, bien au contraire ! Tout le monde doit rendre des comptes et répondre aux objectifs fixés. Dans ce cas de figure, les outils cités plus haut sont indispensables à la bonne réalisation de sa mission : réunions de mise en place, reporting, contrôle de l’avancement des travaux.
Travailler à distance, quelques précautions à considérer
Loin des yeux …Loin du business ! Chaque jour vos clients et fournisseurs sont harcelés de mails et d’appels. La distance rend les rencontres physiques difficiles ? Qu’à cela ne tienne !
Organisez une visio-conférence ! Viber, Google Hangout, Zoom, les solutions sont nombreuses et pour cause. Quel que soit votre domaine d’activité, le business est avant tout une histoire d’humains. Il faut créer de la confiance et de l’empathie, ce qui est beaucoup plus facile lorsqu’une signature électronique ou une voix sont liés à un visage.
Restez présent. Avec des prospects, des clients, des fournisseurs ou des collègues, il est essentiel de garder le lien. Les tchats de groupe et la messagerie instantanée sont les outils parfaits !
Le nomadisme ne doit pas pour autant empêcher le travail collaboratif.
Distance = transport de données sensibles = sécurisation des données
Le travailleur nomade se déplace avec toutes ses données, ses dossiers et ceux de l’entreprise. Les enjeux de sécurisation de données sont donc PRIMORDIAUX.
- Attention aux réseaux WIFI publics
Lorsque vous êtes en déplacement, vous utiliserez sûrement des réseaux WIFI non protégés ; Ils représentent un risque de sécurité non négligeable. Utilisez un VPN pour brouillez les pistes ! - Protégez votre ordinateur et smartphone
Bien plus risqué que de se faire infecter par un virus ou se faire hacker … perdre ou se faire voler ses terminaux mobiles ! Mot de passe ou scanner d’empreintes digitales permettent de protéger au mieux vos appareils. - Ne téléchargez que des applications sécurisées
Si votre entreprise créée ses propres applications mobiles, tournez-vous vers des éditeurs de confiance ou stores reconnus pour le téléchargement d’application : Windows store, Apple Itunes, Google Play. - Ayez un terminal pro
Pour éviter toute dérive ou problématique, il est préférable pour une entreprise de fournir à ses salariés des outils à usages professionnels uniquement. Ainsi, pas de mélange vie pro – vie perso, et surtout :
– meilleur contrôle des informations sensibles
– possibilité de bloquer le téléchargement de certaines applications
– en cas de problème dans la sphère privée du salarié, aucun risque de “scandales” par ricochet sur l’entreprise
– récupération du terminal et des données associées lors de départ d’un salarié.
- Un nuage sécurisé
Le stockage des données en Cloud a marqué une véritable révolution dans le monde de l’entreprise. De nombreuses craintes quant à la sécurisation des données ont toutefois été soulevées.
Si le nomadisme fait de plus en plus d’adeptes en France, il n’est pourtant pas fait pour tout le monde. Au-delà d’une grand flexibilité et résilience, le travailleur nomade doit être capable de s’organiser, aimer planifier et relever des défis.
Garder contact avec ses clients est devenue chose aisée grâce aux nouveaux outils mis à leur disposition… Mais rien ne remplace l’auto-motivation !
