Que vous soyez TPE (très petites entreprises), PME (petites et moyennes entreprises) ou de taille plus importante, les mêmes objectifs se dressent : commercialiser des produits ou services, entretenir leur réseau de contacts, gérer la comptabilité et améliorer la productivité afin de trouver de nouveaux clients et faire des bénéfices.
Cependant, contrairement aux grandes structures, les petites entreprises ont des ressources limitées et les assistants virtuels – en théorie – leurs offrent un excellent moyen de mieux gérer leur temps et leur argent.
Mais comment les assistants virtuels peuvent-ils être bénéfiques aux entreprises ?
Rappelons tout d’abord ce qu’est un assistant virtuel ou assistant personnel intelligent.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel (en anglais virtual assistant) est un agent logiciel basé sur la reconnaissance vocale qui peut effectuer des tâches et des services pour un individu.
Comme réaliser une recherche sur Internet, programmer une conférence, éteindre ou allumer des objets connectés ou gérer vos emails, etc…
Vous en utilisez tous déjà certainement au quotidien. Les plus connus sont Siri d’Apple, Cortana de Microsoft, Google Now (application Android et iOS), Alexa d’Amazon et M de Facebook. A chaque fois que vous posez une question à Siri d’Apple ou à Cortana de Microsoft, vous utilisez un assistant personnel intelligent.
D’autres agents virtuels intelligents plus spécialement dédiés aux entrepreneurs ont fait leur apparition sur le marché récemment. Comme Amy, un outil développé par une start-up new-yorkaise permettant de gérer et programmer ses rendez-vous et conférences. Ou bien Shae, un assistant de santé virtuel développé par l’entreprise Personal Health 360 qui prend en compte des milliers de données pour vous fournir des conseils hautement personnalisés.
Présenté par Samsung en 2016, Otto est un robot assistant personnel qui peut répondre à des questions comme n’importe quel autre assistant vocal (Cortana, Siri ou Google Now), mais aussi commander des produits sur Internet et jouer votre morceau de musique préféré. Il est muni d’une caméra HD et d’un écran et on peut le contrôler via son Smartphone.
Citons également Google Home, un secrétaire intelligent permettant de répondre à vos questions en exploitant les services en ligne mais aussi d’interagir avec des applications, et de contrôler à distance vos objets connectés (appareils ménagers, etc.).
Quels avantages ces assistants virtuels peuvent apporter à mon entreprise ?
Concrètement, les assistants virtuels peuvent être utiles aux entreprises en les allégeant des tâches administratives qui sont particulièrement chronophages pour les TPE et PME.
Un assistant virtuel vous aide à gagner en réactivité et en compétitivité. Plusieurs tâches peuvent être ainsi confiées à l’assistant virtuel :
- Gestion des e-mails
- Gestion de l’agenda
- Planification de parcours
- Achat de billets de train / avion
- Réservation d’hôtel ou de taxi
- Utilisation de services de traduction
- Obtenir des informations sur les conditions de circulation
Mais les assistants virtuels peuvent aussi aller plus loin et gérer des tâches administratives particulières comme un véritable secrétaire.
Prenons l’exemple d’Amy de X.ai :
Une fois que vous avez connecté votre agenda à l’application et mis à jour vos préférences, les assistants intelligents de l’application planifient vos réunions avec vos clients, vos contacts, vos prospects et ce 24/24 et 7/7.
Le système permet de mettre en place des réunions ponctuelles ou régulières avec plusieurs participants en coordonnant les différents agendas. Concrètement, comment ça marche ?
L’assistant Amy (ou Andrew son homologue masculin) détecte dans un message les demandes de réunion et programme automatiquement les rendez-vous téléphoniques ou les conférences dans votre agenda.
Vous ne vous occupez de rien : L’assistant virtuel répond à votre place et organise votre agenda pour vous !
Les assistants virtuels : gadgets ou révolution ?
Même si pour l’instant les assistants virtuels ne sont pas en mesure de traiter des tâches plus complexes, les fonctionnalités offertes par des agents plus perfectionnés comme Amy de X.ai laissent entrevoir ce que peut apporter l’intelligence artificielle aux entreprises.
Pour l’instant, X.ai fonctionne uniquement avec votre email mais il est facile d’imaginer dans les années à venir des agents encore plus intelligents capables d’opérer de manière autonome.
L’automatisation des tâches permet de rendre l’entreprise plus productive et c’est un gain de temps énorme pour les petites et moyennes entreprises.
Le stockage des données dans le Cloud et l’émergence d’assistants virtuels intelligents, capables de réaliser une tâche à la perfection plutôt que de répondre à un ensemble de tâche, change la donne. De plus, ces nouveaux assistants sont faciles à utiliser.
Alors, êtes-vous prêts à révolutionner votre entreprise ?
Redécouvrez l’article sur les Chatbot ou comment l’intelligence artificielle améliore la vie des entreprises.
