Dans une société qui tend vers la digitalisation, de plus en plus d’entreprises se lancent dans une démarche de dématérialisation.
A la recherche d’une efficience accrue mais aussi concernées par les aspects de développement durable, elles font face aux nombreux enjeux de la dématérialisation.
La dématérialisation, c’est quoi ?
La dématérialisation consiste pour une entreprise à remplacer ses supports matériels, souvent papier en supports numériques qui sont consultables et modifiables via des logiciels. Ce processus concerne toutes les entreprises y compris les TPE et PME.
Les documents digitalisés sont ceux relatifs à la relation client : contrats, factures, devis, fiches produits…
L’objectif est de stocker ces informations sous forme immatérielle plutôt que dans des classeurs, et pouvoir y accéder à tout moment.
Internet a conduit au développement d’une gestion de plus en plus dématérialisée.
Avec le développement d’internet et des technologies de l’information, La dématérialisation prend naturellement place dans cette nouvelle ère du numérique.
À l’origine, l’usage remonte à la fin des années 80, période durant laquelle l’administration fiscale a voulu simplifier l’échange de données avec les entreprises.
Le système EFI (Echange de Formulaires Informatisés) actuel en est le résultat et aujourd’hui les entreprises ont la possibilité de remplir leurs déclarations sociales et fiscales en ligne.
Avantages et inconvénients de la dématérialisation de documents
Faire des économies n’est pas le seul avantage de la dématérialisation.
Intelligence économique
La dématérialisation permet de supprimer les différents exemplaires papiers circulant dans les services. Les entreprises réalisent des économies considérables en impression et achat d’encre et de papier.
Les coûts de traitement sont également réduits d’environ 50%. Fini les photocopies, impressions et mises sous pli.
Le document unique est numérisé et mis à disposition sur un serveur.
Efficience, flexibilité et productivité
Les documents dématérialisés sont traités plus rapidement et ont moins de chance d’être égarés entre les différents services.
Cela entraîne un meilleur suivi et une meilleure traçabilité notamment pour les employés travaillant à distance tout en facilitant le travail collaboratif.
Un archivage numérique clair permet de gagner du temps dans la recherche de données et libère du temps de travail pouvant être alloué à d’autres tâches.
Aspects environnementaux
Même si l’entreprise “zéro papier” reste une utopie, la dématérialisation s’inscrit dans une démarche de développement durable.
Les entreprises réduisent leur production de déchets papier, l’utilisation d’encre et induisent moins de transport de courrier.
Le processus crée donc une image de marque éco-responsable.
La dématérialisation présente beaucoup d’atouts mais il est nécessaire d’en maîtriser les conséquences.
Réduire son empreinte carbone
N’oublions pas que le travail connecté a lui aussi un impact sur l’environnement.
Bien que la dématérialisation entraîne une économie de ressources naturelles comme le papier, elle induit une consommation d’énergie accrue.
La consommation de matières premières utilisées dans l’informatique tend à contrebalancer la démarche environnementale et se doit d’être maîtrisée.
Attention aux coûts induits
Les entreprises auront besoin de serveurs performants afin de stocker leurs données. Ces derniers représentent un coût supplémentaire, tant à l’achat que pour l’entretien.Bien évidemment, pour entamer la démarche de la dématérialisation, vous pouvez utiliser le service Cloud proposé par la plupart des opérateurs de télécommunication.
La sécurité avant tout
Mettre à disposition ses documents numérisés peut avoir des conséquences importantes en cas de piratage ou de dysfonctionnement informatique.
Pour cela, il est important d’utiliser un Système d’Archivage Électronique pour éviter toute modification ou suppression.
Pour maitriser ses données, mieux vaut se tourner vers des professionnels ou investir dans un système de stockage performant et sécurisé.
La dématérialisation doit résulter d’une réflexion construite.
Comment passer à une entreprise 100% dématérialisée ?
Quelque soit la taille de l’entreprise, la première étape consiste à identifier les documents à dématérialiser. Les étapes suivantes seront :
- La numérisation des supports papier.
- Le stockage dans des dossiers informatisés.
- L’indexation selon un plan de classement prédéfini.
Les employés utilisant les documents doivent pouvoir y accéder facilement et rapidement. Pour cela, les sociétés spécialisées proposent des logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents).
Ils prennent en compte les besoins en gestion ainsi que le cycle de vie de chaque document.
L’adaptation au niveau organisationnel est l’enjeu majeur du processus de dématérialisation car il entraîne la réorganisation en interne autour des nouvelles procédures de gestion.
Le personnel doit être formé aux nouveaux usages et certains services réorganisés du fait d’un gain de productivité important.
La dématérialisation des documents comporte de nombreux aspects sous-jacents. Le processus ne se réalise pas du jour au lendemain.
Un projet construit et progressif permet d’organiser sa dématérialisation en prenant en compte ses contraintes et les changements induits.
Il doit faire l’objet d’une réflexion dans la recherche des outils adéquats pour l’entreprise mais aussi en termes d’organisation interne.
